Verhalen van de Inspectie

Samen zorgen voor transparantie en naleving van de Archiefwet

Inspecteur Robrecht Haex controleert of overheidsorganisaties voldoen aan de Archiefwet. Dat betekent een blik achter de schermen bij grote spelers als de Belastingdienst, het UWV en de Tweede Kamer. ‘Je spreekt met mensen op alle niveaus, van ICT-professionals tot secretarissen-generaal.’

Robrechts loopbaan bij de afdeling Overheidsinformatie begon met een stage tijdens zijn master Archief- en Informatiewetenschappen. ‘Het was midden in de nasleep van de toeslagenaffaire, toen de gebrekkige informatiehuishouding van de overheid pijnlijk zichtbaar werd’, herinnert hij zich. ‘Voor mijn afstudeeronderzoek onderzocht ik de relatie tussen naleving van de Archiefwet en parlementair onderzoek. Het werkveld voelde actueel en urgent, en mijn stage bij de Inspectie bood een perfect inkijkje. Ze vroegen of ik wilde blijven. Inmiddels werk ik hier alweer een paar jaar met veel plezier.’

‘Onze rapporten zetten belangrijke thema’s op de agenda van overheidsorganisaties’

Maatschappelijke belangstelling

Vooral de veelzijdigheid van het werk spreekt Robrecht aan. ‘Waar je bij veel organisaties maar 1 informatiehuishouding ziet, bezoek ik voor mijn werk talloze instellingen. Je ziet goede en minder goede voorbeelden en leert van beide.’ Deze inzichten vertaalt hij naar praktische aanbevelingen. ‘Bijvoorbeeld over hoe een organisatie beter kan archiveren of welke systemen verbeterd moeten worden.’ Zo is er onderzoek gedaan naar het archiveren van chatberichten bij het ministerie van Algemene Zaken, een onderwerp dat volop in de maatschappelijke belangstelling staat. ‘Het mooie is dat onze rapporten vaak direct impact hebben: ze zetten belangrijke thema’s op de agenda van overheidsorganisaties.’

Ontwikkelingsmogelijkheden

De Inspectie is een groeiende organisatie. ‘We professionaliseren en dat biedt kansen om jezelf te ontwikkelen. Als jong en gedreven persoon kun je hier echt je stempel drukken.’ Robrecht benadrukt dat er veel mogelijkheden zijn om je te specialiseren binnen het brede vakgebied van informatiehuishouding. Ook op andere vlakken kun je je ontwikkelen. ‘Zo ben ik ook accounthouder. Dat betekent dat ik in teamverband contact onderhoud met beleidsmakers en andere partners, zoals het Adviescollege Openbaarheid en Informatiehuishouding.’

Mensenwerk

Robrechts dagelijkse werkzaamheden bestaan vooral uit inspecteren. ‘We starten met bureauonderzoek en nemen vervolgens op locatie interviews af en doen waarnemingen. Het contact met de mensen op de werkvloer is het leukste onderdeel van mijn werk.’  Tegelijkertijd is het belangrijk om bevindingen zorgvuldig te onderbouwen. ‘Je moet nauwkeurig en analytisch zijn én sociaal vaardig. Uiteindelijk is dit mensenwerk.’

De Inspectie heeft een hechte cultuur. ‘We werken intensief samen aan projecten en leren veel van elkaar, of je nou kort of lang in dienst bent. Iedereen is hier enorm gemotiveerd om een bijdrage te leveren aan het publieke belang. Dat geeft een mooie dynamiek. We lunchen ook regelmatig samen, doen een drankje in Den Haag en organiseren teamuitjes. Dat maakt de Inspectie een hele fijne werkplek.’

‘Het contact met de mensen op de werkvloer is het leukste onderdeel van mijn werk’

Verantwoording afleggen

Waarom zou je bij de Inspectie willen werken? Robrecht hoeft daar niet lang over na te denken. ‘Als je het belangrijk vindt dat de overheid transparant is en verantwoording kan afleggen, dan is dit de plek voor jou. Hier draag je direct bij aan maatschappelijke, relevante belangen.’ Hij wijst erop dat het werkveld meer diversiteit kan gebruiken. ‘Ook mensen met bijvoorbeeld een achtergrond in rechten, bestuurskunde of informatica zouden dit werk goed kunnen doen. Dus als je interesse hebt in informatiebeheer of toezicht, kom vooral bij ons werken. Het is een vakgebied dat groeit en echt een verschil maakt.’

_{Tekst  eerder gepubliceerd op Werken voor Nederland.}

Tools ontwikkelen voor scherper toezicht

Lucas Holzhausen combineert zijn liefde voor erfgoed met zijn analytische talenten om de Inspectie vooruit te helpen. Als projectleider ondersteunt hij vanuit de stafafdeling inspecteurs bij hun dagelijkse werkzaamheden. ‘Het is de combinatie van inhoud en de uitdaging om dingen te verbeteren die dit werk zo boeiend maakt.’

Met een achtergrond in geschiedenis en een traineeship in datagedreven werken in de publieke sector, vond Lucas precies wat hij zocht bij de Inspectie. ‘Musea, monumenten, archeologie – dat zijn onderwerpen die me vanuit mijn achtergrond erg aanspreken. Tegelijkertijd zag ik vanuit mijn traineeship hoe belangrijk het was om structureel inzicht te krijgen in hoe organisaties omgaan met informatiebeheer.’

Verbinden van belangen

Lucas werkt als projectleider van de monitor: een vragenlijst die overheidsorganisaties en erfgoedinstellingen helpt te evalueren hoe zij voldoen aan wet- en regelgeving. Lucas schakelt continu tussen het ophalen van input uit de monitor, het verwerken van data en het communiceren van de resultaten. ‘Ik zie het als mijn taak om structuur aan te brengen in dat proces en ervoor te zorgen dat alles soepel verloopt’, legt hij uit. ‘Ik functioneer het beste in deze rol van projectleider: ik breng belangen bij elkaar en ik creëer samenwerking. Dat vind ik leuk, daar liggen mijn kwaliteiten en die kan ik goed kwijt in dit werk.’

Hulpmiddelen voor scherp toezicht

De stafafdeling waar Lucas werkt heeft een essentiële rol binnen de Inspectie. Inspecteurs richten zich op het toezicht, Lucas en zijn collega’s zorgen ervoor dat de inspecteurs beschikken over de juiste tools, analyses en adviezen om hun werk goed te doen. ‘Wij zorgen dat de monitor draait, dat inspecteurs de resultaten kunnen gebruiken en dat er heldere rapportages zijn. Soms ontwikkelen we dashboards die de inzichten nog toegankelijker maken.’ Juristen, communicatie-experts en andere stafleden ondersteunen bij het structureren van processen, rapportages en juridische vraagstukken.

‘Mijn collega’s en ik zorgen ervoor dat de inspecteurs beschikken over de juiste tools, analyses en adviezen om hun werk goed te doen’

Werken bij de Inspectie vraagt om geduld en een brede blik. ‘Je werkt bij de overheid, ontwikkelingen hebben soms tijd nodig. Als staf geef je advies, maar je bepaalt niet het uiteindelijke besluit. Dat vraagt om inlevingsvermogen en het vermogen om zaken vanuit verschillende hoeken te benaderen.’

Diverse groep

De combinatie van persoonlijke groei en samenwerken is voor Lucas een van de grootste pluspunten van zijn werk. ‘Ik zou ongelukkig worden als ik alleen moest werken’, zegt hij lachend. ‘Juist het samenwerken met anderen en het samen zoeken naar verbeteringen maakt het leuk.’

Dit kenmerkt ook de stafafdeling. ‘We zijn een diverse groep van experts met verschillende achtergronden en leeftijden die graag hun kennis delen. Iedereen is behulpzaam en gemotiveerd. Bovendien is het vaak gewoon gezellig op de werkvloer.’ Hierdoor heeft Lucas al in zijn 1e jaar veel geleerd over zaken als communicatie, juridische vraagstukken en procesoptimalisatie.

Een plek voor vernieuwers

Lucas raadt iedereen met een interesse in maatschappelijke thema’s, zoals erfgoed en overheidsinformatie, aan om te solliciteren. ‘Als je houdt van samenwerken, data-analyse, continu leren en verbeteren, dan is dit een fantastische plek’, zegt hij. ‘Je komt terecht in een organisatie die druk bezig is met het uitvoeren van haar veelomvattende taak, maar ook altijd bezig is met hoe het beter kan. En je werkt met collega’s van wie je iedere dag iets nieuws kunt leren.'

_{Tekst  eerder gepubliceerd op Werken voor Nederland.}

Op plekken komen waar bijna niemand kan komen

Senior inspecteurs erfgoed Johan de Haan en Nina Duggen nemen ons mee op inspectiebezoek door het Rijksmuseum Twenthe in Enschede. Hun missie? De kwaliteit van het beheer en behoud van de rijkscollectie controleren.

Erfgoed moet beschikbaar blijven voor iedereen, dus zorgvuldig omgaan met erfgoed is van groot belang.

Op inspectie bij rijksmuseum Twenthe

De Inspectie Overheidsinformatie en Erfgoed  speelt een belangrijke rol in het waken over culturele schatten. Ze controleert of musea hun collectie op een correcte en duurzame manier beheren, zodat erfgoed toegankelijk blijft voor toekomstige generaties. Het brede scala aan musea - van kleine tot grote instellingen - maakt iedere inspectie uniek. Vandaag bezoeken Nina en Johan het Rijksmuseum Twenthe. Daar kiezen de inspecteurs willekeurige objecten uit de digitale collectieregistratie en controleren deze ter plekke in het museum. Bijzonder? Zeker, want de inspecteurs krijgen toegang tot plekken in het museum waar normaal geen bezoekers komen: kelders, zolders, depots en restauratieateliers. “We controleren of alle informatie compleet is en overeenkomt met wat in de registratie staat. Denk aan het inventarisnummer, de titel en de afmetingen”, legt Johan uit. “Terwijl we door het museum lopen, beoordelen we ook de omgeving: is alles netjes opgeruimd? En kloppen de klimaatcondities wel?” Zaken die essentieel zijn voor hun langdurige behoud.

Zorgvuldige klus

“Kleine of grote instellingen, het is nergens perfect”, aldus Nina. “We stellen de musea kritische vragen over beheer, behoud en veiligheid, en beoordelen of procedures worden nageleefd. Deze informatie vormt de basis voor een rapport met onze beoordelingen en aanbevelingen. Het schrijven van het rapport is een zorgvuldige klus. We verwerken eerst alle informatie, waarna het rapport binnen de inspectie wordt gecontroleerd op consistentie en kwaliteit. De instelling doet vervolgens een check op de feiten. Dit leidt tot een definitief rapport dat op de website van de inspectie gepubliceerd wordt.”

De sector bestaat uit enorme liefhebbers.  Dat - en de grote afwisseling - maakt ons werk zo bijzonder.

Passie voor erfgoed

Met haar jarenlange ervaring ziet Nina de kracht van samenwerking en de gedeelde passie voor erfgoed. “De sector bestaat uit enorme liefhebbers. Dat - en de grote afwisseling - maakt ons werk zo bijzonder”, vertelt ze. Inspecteur Johan vindt het mooi om veel verschillende plekken te bezoeken, van kleine instellingen tot bekende namen. En met elke inspectie zetten de collega’s zich in voor een toekomst waarin ons erfgoed behouden en toegankelijk blijft.

_{Tekst en foto: Ivy Sangers, eerder gepubliceerd in OCWij, winter 2024}