Versnipperde informatiehuishouding bij Toeslagen
De informatiehuishouding bij Toeslagen moet dringend beter, stelt de Inspectie Overheidsinformatie en Erfgoed in het rapport De informatiehuishouding bij Toeslagen.
Uit het onderzoek blijkt dat er grote versnippering is in de informatiehuishouding. Dit geldt voor zowel de dossiervorming als de sturing erop. Dit heeft gevolgen gehad voor burgers die betrokken waren bij de toeslagenaffaire en voor de informatievoorziening aan de Tweede Kamer. De minister van Financiën onderschrijft alle conclusies van de Inspectie en geeft aan de aanbevelingen te zullen opvolgen.
De versnippering en de gevolgen
De Inspectie komt op basis van haar onderzoek bij Toeslagen tot de volgende hoofdconclusies:
- Informatie rond de toekenning van toeslagen wordt in principe in twee grote informatiesystemen opgeslagen. Maar als zaken handmatig worden behandeld, wordt de informatie ook daarbuiten op verschillende, minder goed beheerde locaties opgeslagen.
- Instrumenten uit de Archiefwet, die noodzakelijk zijn voor het informatiebeheer, ontbreken of worden niet toegepast. Het gaat bijvoorbeeld om een overzicht van de informatie. Zeker wanneer informatie verspreid is over meerdere opslaglocaties is vereist dat een organisatie overzicht heeft over waar de informatie over een bepaald proces of zaak zich bevindt.
- Als gevolg van deze situatie was het heel moeilijk om informatie terug te vinden voor de interne organisatie en in antwoord op vragen van de Tweede Kamer. Ook het samenstellen van ouderdossiers verliep hierdoor moeizaam.
- Er is gebrek aan sturing op de informatiehuishouding. De verantwoordelijkheid voor het informatiebeheer is complex georganiseerd en verantwoordelijkheden zijn onduidelijk belegd, met name tussen Toeslagen en de afdeling verantwoordelijk voor het archiefbeheer van de Belastingdienst. Ook is er geen functionaris voor de informatiehuishouding bij Toeslagen werkzaam.
Tenslotte heeft de Inspectie geconstateerd dat, mede als gevolg van bovenstaande situatie, ongeveer 9000 beroepsdossiers in strijd met de Archiefwet voortijdig zijn vernietigd.
Verbetering is nodig
Er zijn ondertussen weliswaar verbeterplannen voor de informatiehuishouding bij Toeslagen, maar de Inspectie signaleert daarbij onvoldoende samenhang en voortgang.
De Inspectie doet in haar rapport aanbevelingen ter verbetering.
Het rapport De informatiehuishouding bij Toeslagen is nu aangeboden aan de minister van Financiën. De minister is verantwoordelijk voor de informatiehuishouding van Toeslagen en de Belastingdienst. De minister schrijft in zijn reactie dat hij alle aanbevelingen overneemt. De Inspectie zal de voortgang van de verbetering de komende jaren volgen.
Parlementaire ondervragingscommissie Kinderopvangtoeslag (POK) en de informatiehuishouding
De kinderopvangtoeslagenaffaire vormt de achtergrond van dit rapport van de Inspectie Overheidsinformatie en Erfgoed. In 2019 trad de staatssecretaris van Financiën af in verband met de affaire. In januari 2021 viel het kabinet na het verslag van de Parlementaire ondervragingscommissie Kinderopvangtoeslag (POK). In deze affaire speelden ook gebreken in de informatiehuishouding een rol. Het Kabinet besloot onlangs dat het hoogstnoodzakelijk is om een forse verbeteroperatie in gang te zetten voor de informatiehuishouding van het Rijk. Daartoe is onlangs het Actieplan Open op Orde vastgesteld. Dit plan bouwt voort op de kabinetsreactie op het verslag van de Parlementaire ondervragingscommissie Kinderopvangtoeslag (POK).