Verbetering van de informatiehuishouding bij Toeslagen blijft noodzakelijk
De informatiehuishouding bij de Dienst Toeslagen schiet op essentiële punten nog steeds tekort. Dit concludeert de Inspectie Overheidsinformatie en Erfgoed in een brief aan het ministerie van Financiën.
In het eerder verschenen rapport over de Informatiehuishouding van Toeslagen (2021) constateerde de Inspectie dat de informatie verspreid aanwezig was door de hele organisatie en dat informatie onvoldoende beheerd werd en daardoor moeilijk vindbaar was.
Vanaf 2021 vinden er jaarlijks gesprekken plaats tussen het ministerie van Financiën, Dienst Toeslagen en de Inspectie over de voortgang in de verbetering van de informatiehuishouding. Begin 2024 is die voortgang opnieuw beoordeeld.
Algemeen beeld
Er wordt hard gewerkt aan de verbetering van de informatiehuishouding. Tegelijk is er sprake van vertraging, onder meer omdat men afhankelijk is van andere partijen of van rijksbrede ontwikkelingen. Dit geldt bijvoorbeeld voor implementatie van een werkend zaaksysteem. Deze en andere verbeteringen zijn daardoor nog niet voltooid.
Essentiële verbeterpunten
Een groot risico voor onder andere de vindbaarheid en toegankelijkheid is dat informatie dagelijks wordt opgeslagen op netwerkschijven en de hoeveelheid almaar toeneemt. Deze netwerkschijven worden niet volgens de regels van de Archiefwet beheerd. De aanpak van dit probleem moet prioriteit krijgen en in 2025 aantoonbaar verbeterd zijn.
Een ander essentieel verbeterpunt is dat de opgestelde verbeterplannen zich niet moet beperken tot papieren plannen, maar Toeslagen ook overgaat tot daadwerkelijke uitvoering. Een selectielijst of ordeningsstructuur wordt pas effectief als er naar gehandeld wordt. Deze stap ontbreekt nog.
Voortgang
Met de Dienst Toeslagen van het ministerie van Financiën is afgesproken dat zij de Inspectie regelmatig informeert over de vorderingen. In januari 2025 zal de Inspectie de voortgang opnieuw beoordelen.