Wat is volgens de Archiefwet de bewaartermijn voor archiefbescheiden?
De Archiefwet kent geen algemene bewaartermijn voor archiefbescheiden. De wet schrijft wel voor dat elk overheidsorgaan moet beschikken over een of meer selectielijsten. Een selectielijst regelt welke categorieën archiefbescheiden op termijn vernietigd moeten worden, en welke voor altijd bewaard blijven. Blijvend te bewaren stukken brengt uw organisatie uiteindelijk over naar een archiefbewaarplaats.
Elk overheidsorgaan is zelf verantwoordelijk voor het opstellen van een selectielijst die voldoet aan de wettelijke eisen. Maar u kunt de lijst niet zelfstandig vaststellen. Hiervoor geldt een zorgvuldige procedure omdat er verschillende belangen zijn: van de bedrijfsvoering van uw organisatie, van recht- en bewijszoekenden en van historische onderzoekers. Een selectielijst wordt vastgesteld voor maximaal 20 jaar.
Mogelijk gebruikt uw organisatie nog een geldige vernietigingslijst. Dat is een lijst die vóór 1996, op grond van de Archiefwet 1962, is vastgesteld. Een vernietigingslijst noemt alleen categorieën van te vernietigen archiefbescheiden, voorzien van een vernietigingstermijn. Er staat niet in welke stukken uiteindelijk overgebracht moeten worden naar een archiefbewaarplaats.
Let er op dat veel vernietigingslijsten inmiddels zijn ingetrokken en u deze niet meer mag gebruiken! Als u een vernietigingslijst hanteert, controleer dan zorgvuldig of die lijst nog wel geldig is. Maar ook dan is het dringend gewenst dat u een dergelijke vernietigingslijst zo snel mogelijk vervangt door een nieuwe actuele selectielijst.
Is uw organisatie een privaatrechtelijk zelfstandig bestuursorgaan? Dan ligt het iets ingewikkelder. Uw organisatie valt onder de Archiefwet voorzover zij taken uitoefent die samenhangen met de uitoefening van openbaar gezag. Voor dat deel van het archief moet u een selectielijst opstellen. Voor het overige archief van uw organisatie geldt de Archiefwet niet. Uiteraard moet u zich bij het beheer van deze archiefbescheiden wél houden aan andere wet- en regelgeving, waaronder het Burgerlijk Wetboek, fiscale wetgeving en de AVG.