Selectie is een archiefwettelijke term. Met selectie wordt bedoeld dat de beheerder van het archief een onderscheid maakt tussen te bewaren en te vernietigen archiefbescheiden. Dat gebeurt op basis van een vastgestelde vernietigingslijst of selectielijst.
Wettelijke eisen selectielijst
Artikel 5 van de Archiefwet stelt dat de zorgdrager (de bestuurlijk verantwoordelijke) verplicht is selectielijsten te maken waarin in ieder geval staat welke archiefbescheiden voor vernietiging in aanmerking komen.
De Archiefwet 1995 en het Archiefbesluit 1995 stellen de volgende eisen aan het opstellen van een selectielijst:
Voorbereiding voor het opstellen van de selectielijst
De zorgdrager betrekt bij het ontwerpen van een selectielijst ten minste:
- de persoon die hij binnen zijn organisatie voor de informatiehuishouding daartoe heeft aangewezen;
- als deze is benoemd, de archivaris die de beheerder is van de archiefbewaarplaats die (mede) is bestemd voor de bewaring van de archiefbescheiden van de zorgdrager;
- in afwijking van onderdeel b de algemene rijksarchivaris als de in dat onderdeel bedoelde archiefbewaarplaats een rijksarchiefbewaarplaats is;
- een deskundige op het terrein van de relatie tussen burger en overheid en de betekenis van overheidsinformatie voor deze relatie.
Op de voorbereiding van een selectielijst is afdeling 3.4 van de Algemene wet bestuursrecht van toepassing.
Eisen aan de selectielijst
- De lijst moet een titel hebben die duidelijk aangeeft over welk overheidsorgaan de selectielijst gaat.
- De lijst moet een overzicht bevatten van de taken van het overheidsorgaan.
- De kern van de lijst is een systematische opsomming van archiefbescheiden. Deze opsomming bevat de categorieën te bewaren en te vernietigen archiefbescheiden. De systematische opsomming is in overeenstemming met de voor het archief geldende ordeningsstructuur.
- Bij archiefbescheiden die voor vernietiging in aanmerking komen, vermeldt de lijst na welke termijn de stukken moeten worden vernietigd.
- De lijst moet een toelichting hebben. Deze toelichting verantwoordt hoe bij het opstellen van de lijst rekening is gehouden met:
- - de taak van het overheidsorgaan;
- - de verhouding van het overheidsorgaan tot andere overheidsorganen;
- - de waarde die de archiefbescheiden hebben als bestanddeel van het cultuurhistorisch erfgoed;
- - het belang van de gegevens uit de archiefbescheiden voor overheidsorganen, voor recht- en bewijszoekenden en voor historisch onderzoek.
- De toelichting bevat een verslag van de wijze waarop derden (en in elk geval bedoeld de personen in artikel 3, eerste lid) bij het ontwerpen van de selectielijst zijn betrokken. Ook geeft het de inhoud weer van het overleg dat met hen is gevoerd. Tot slot is er een verslag van de procedure die is gevolgd bij het ter inzage leggen van de conceptlijst.
- Selectielijsten worden vastgesteld voor de duur van ten hoogste 20 jaar. Een besluit tot vaststelling van een selectielijst wordt bekendgemaakt in de Staatscourant.
(Artikelen 2 Archiefwet en 2, 3, 4 en 5 van het Archiefbesluit)
Waarom is een selectielijst belangrijk?
De selectielijst is de belangrijkste basis voor de vernietiging en overbrenging van archiefbescheiden. Een selectielijst beschrijft de archiefbescheiden van een overheidsorgaan. In een selectielijst geeft u aan of de bescheiden voor blijvende bewaring of voor vernietiging in aanmerking komen. Bij archiefbescheiden die voor vernietiging in aanmerking komen, staat na welke termijn de stukken moeten worden vernietigd. Elke overheidsorganisatie is zelf verantwoordelijk voor het opstellen van een selectielijst die voldoet aan de wettelijke eisen.
Het archief is het geheugen van uw organisatie. Informatie die goed wordt beheerd, ondersteunt de bedrijfsvoering en de primaire processen. Minstens zo belangrijk is het archief voor het afleggen van verantwoording aan derden. U kunt hierbij denken aan de accountant, het ministerie op uw beleidsterrein of de Tweede Kamer. Maar ook aan de bedrijven, instellingen of burgers met wie uw organisatie te maken heeft. Na verloop van tijd verliest een groot deel van uw documenten zijn waarde voor de eigen organisatie of als bewijsmiddel. Mag u ze dan weggooien of wissen? Niet zonder meer! Archiefbescheiden kunnen ook nog van belang zijn voor historisch onderzoek of als onderdeel van het Nederlands cultureel erfgoed.
Selectielijsten zijn onmisbaar voor een verantwoord archiefbeheer. Uw organisatie heeft ze nodig:
- om tot vernietiging van archiefbescheiden over te gaan;
- om ze over te brengen naar een archiefbewaarplaats;
- om te weten of uw archiefbescheiden onder het lichte of zwaardere regime van de archiefwet vallen.
De wettelijke basis voor de verplichting selectielijsten op te stellen is artikel 5 van de Archiefwet.
Opstellen, vaststellen en wijzigen van een selectielijst
Om tot een goede selectielijst en een goede belangenafweging te komen, is een zorgvuldige procedure nodig.
De procedure voor het opstellen en vaststellen van een selectielijst is vastgelegd in de Archiefwet 1995 en het Archiefbesluit 1995 (artikel 5 en 9 Aw 1995, artikel 2-5 Ab 1995). De wet regelt ook dat deze lijsten volgens een vaste procedure worden vastgesteld.
Op de website van het Nationaal Archief vindt u meer informatie over het opstellen en vaststellen of wijzigen van een selectielijst. Het is raadzaam om voor u begint, contact met de afdeling Kennis en Advies van het Nationaal Archief op te nemen.
Het Nationaal Archief biedt met de handreiking Belangen in balans een aanpak voor waardering van archiefbescheiden van de overheid in het digitale tijdperk. De handreiking beschrijft de toepassing van 3 instrumenten: risicoanalyse, systeemanalyse en hotspotmonitor. De handreiking is bedoeld voor departementen inclusief diensten en agentschappen. De informatieprofessionals zijn de primaire doelgroep. Vanaf 1 januari 2016 worden nieuwe selectielijsten en actualisaties van bestaande lijsten van de departementen op basis van de nieuwe methodiek beoordeeld (volgens het pas-toe-of-leg-uitprincipe). In de loop van 2015 wordt de scope uitgebreid naar de gehele Rijksoverheid (inclusief de zelfstandige bestuursorganen) en naar de andere overheden.
Vernietiging van archiefbescheiden
Vernietiging van archiefbescheiden houdt in dat informatiedragers een zodanige bewerking ondergaan, dat de informatie hierop niet meer te lezen of te herleiden is. Een informatiedrager kan een papieren stuk zijn, maar bijvoorbeeld ook een computerschijf of CD-ROM. Overheidsorganen zijn verplicht archiefbescheiden na de in de selectielijst gestelde termijnen te vernietigen. Deze verplichting staat in artikel 3 van de Archiefwet 1995.
Vernietiging van papier gebeurt meestal door verbranding of versnippering. Het is belangrijk om archiefbescheiden te laten vernietigen door een gespecialiseerd bedrijf. Het komt erop aan dat u de garantie heeft dat de bescheiden daadwerkelijk worden vernietigd. Dit bent u door de Archiefwet ook verplicht.
Voor elektronische datadragers geldt de regeling dat u deze aan de Dienst Domeinen overdraagt voor vernietiging. Om 100% zeker te zijn van een complete dataverwijdering, wordt de hardware volledig fysiek vernietigd en het restmateriaal voor hergebruik geschikt gemaakt. Zie hiervoor de website van Domeinen.
Verklaring van vernietiging
Denk er aan dat u van elke vernietiging een verklaring opstelt. Dat vindt u in artikel 8 van het Archiefbesluit. Deze verklaring bevat:
- een specificatie van de bescheiden die zijn vernietigd;
- op grond waarvan is vernietigd (categorie uit selectielijst of handeling);
- op welke wijze is vernietigd.
U bewaart deze verklaring zorgvuldig in het archief van uw organisatie.