Risico’s bij RIEC’s door onduidelijke afspraken

De verantwoordelijkheden voor archivering bij de Regionale Informatie- en Expertise Centra (RIEC’S) zijn niet duidelijk.

Dit wordt geconstateerd in een gezamenlijk rapport van de Erfgoedinspectie, de archiefinspectie van het Stadsarchief Rotterdam en het interbestuurlijk toezicht van de Provincie Noord-Brabant.

De RIEC’s zijn geen overheidsorganen, en zijn daarom ook geen zorgdragers conform de Archiefwet. De informatie die door de bureaus ontvangen of opgemaakt wordt, valt echter wel onder de Archiefwet. Zij voeren hun taken immers uit in het verlengde van taken van de convenantpartners, die alle overheidsorganen zijn uit verschillende bestuurslagen.

Voorkant van het rapport 'Integrale casusaanpak door de RIEC's: Duurzame toegankeiijkheid van archieven in de informatieketen.' door de Provincie Noord-Brabant, Erfgoedinspectie en de Gemeente Rotterdam.

Voorkant rapport RIEC's

Hoewel er een uniforme procesbeschrijving is voor de integrale casusaanpak, variëren de afspraken over de archivering per RIEC. Daarnaast blijkt uit het onderzoek  dat in deze keten het selectie-instrumentarium ontbreekt. De archieven die door de RIEC’s gevormd worden, zijn in geen enkele selectielijst opgenomen. Dit betekent dat deze informatie formeel niet vernietigd mag worden. Tot slot is gebleken dat het centrale informatiesysteem niet is ingericht op duurzame bewaring van archiefbescheiden.

De gezamenlijke inspecties bevelen op basis van de bevindingen en conclusies van dit onderzoek de minister van  Basis- en Voortgezet Onderwijs en Media aan er bij de komende actualisering van de Archiefwet voor te zorgen, dat deze ook geldt voor samenwerkingsverbanden wanneer het geen overheidsorganen betreft. Daarnaast geven zij advies aan het ministerie van Justitie en Veiligheid over verbeteringen van het archiefbeheer in de informatieketen van de RIEC’s.

Het rapport is aangeboden aan de hoofden en voorzitters van de Stuurgroepen RIEC, IPO en VNG. Dit jaar zal de Erfgoedinspectie het onderzoek naar ketens vervolgen door een aantal extra inspecties uit te voeren. De Erfgoedinspectie zal, in overleg met de archiefinspectie van het Stadsarchief Rotterdam en het interbestuurlijk toezicht van de provincie Noord-Brabant,  een overkoepelend rapport presenteren waarin alle bevindingen zijn samengevat en waarin aanbevelingen worden gedaan.