Werkwijze

Inspecties

Elk jaar voert de Inspectie inspecties uit bij een aantal organisaties of onderdelen daarvan. Bij een inspectie toetsen wij of het informatiebeheer van de organisatie voldoet aan de eisen van de archiefwetgeving.

Monitoring

De Inspectie Overheidsinformatie en Erfgoed wil een goed beeld hebben van de kwaliteit van het informatiebeheer bij de centrale overheid. Een belangrijk middel voor ons om aan informatie te komen is de monitor. De monitor is een vragenlijst over het archiefbeheer. Elke twee jaar ontvangen alle zorgdragers (de bestuurlijk verantwoordelijken) van de centrale overheid deze monitor. De vragen gaan over alle onderdelen van het informatiebeheer: organisatie, beleid, middelen, planning en realisatie, knelpunten en achterstanden. Zo heeft de Inspectie actuele gegevens van elke zorgdrager.

Op basis van deze gegevens kunnen we een analyse maken van al het informatiebeheer waarop we toezicht houden. Deze analyse verwerken wij in ons jaarlijks verslag. Daarnaast gebruiken we de gegevens uit de vragenlijsten om risico-analyses te maken. Mede op basis hiervan bepalen we bij welke organisaties we inspecties uitvoeren.

Onderzoek

De gegevens die de Inspectie verzamelt uit de vragenlijst en uit inspecties maken knelpunten zichtbaar. Wat zijn dan structurele knelpunten? Wat zijn de mogelijke oorzaken daarvan? Hoe kunnen we deze het best oplossen en waar mogelijk voorkomen? Om deze vragen te kunnen beantwoorden, doen wij onderzoek naar bepaalde archiefwettelijke thema's.

De resultaten van de onderzoeken publiceren we in rapporten. Soms zijn onderzoeksresultaten ook aanleiding tot extra voorlichting.

Voorlichting

De Inspectie vindt goede voorlichting aan overheidsorganisaties een voorwaarde voor het toezicht op informatiebeheer.  We beantwoorden daarom individuele voorlichtingsvragen. Ten slotte biedt natuurlijk ook deze website een bron van informatie.

Jaarlijks verslag

De Inspectie Overheidsinformatie en Erfgoed brengt elk jaar verslag uit aan de bewindspersoon van Onderwijs, Cultuur en Wetenschap (OCW). Dit verslag gaat onder meer over het toezicht op het informatiebeheer van de centrale overheid in het voorafgaande kalenderjaar. Dat is zo geregeld in de Archiefwet 1995. Die wet bepaalt ook dat we het verslag uiterlijk 1 juli na dat kalenderjaar aan de bewindspersoon van OCW moeten aanbieden.

Het jaarlijks verslag is een belangrijk instrument voor de Inspectie Overheidsinformatie en Erfgoed. Hiermee informeren we niet alleen de bewindspersoon en de Tweede Kamer, maar ook de burger over de stand van de rechtmatigheid en de kwaliteit van het informatiebeheer bij de centrale overheid.

De bewindspersoon biedt het verslag, voorzien van haar standpunt, vervolgens aan de Tweede Kamer aan. Ook dit is vastgelegd in de Archiefwet.

Beleidsadvisering aan de minister

De Inspectie Overheidsinformatie en Erfgoed bekijkt voortdurend in hoeverre de archiefwetgeving in de praktijk echt werkt. Op basis daarvan adviseren we de minister van Onderwijs, Cultuur en Wetenschap over het handhaven van de eisen die de archiefwetgeving stelt. Dat gebeurt gevraagd én ongevraagd.

We beoordelen niet alleen de archiefwetgeving, maar ook de beleidsregels van het ministerie en van de Rijksarchiefdienst. Ook over andere zaken die met toezicht op en handhaving van de archiefwetgeving te maken hebben, kunnen we advies geven. Uiteraard is het aan de minister om te besluiten de archiefwetgeving bij te stellen.