Inspectieonderzoek archivering van websites en uitingen op sociale media bij de Rijksoverheid
Momenteel voert de Erfgoedinspectie een inspectieonderzoek uit naar het archiveren van informatie op websites en uitingen op sociale media van de Rijksoverheid.
Er zijn twintig rijksoverheidsorganisaties geselecteerd om op dit onderwerp te worden geïnspecteerd. Daarnaast zijn 300 organisaties met een digitale uitvraag benaderd. De twintig organisaties waar een inspectieonderzoek wordt uitgevoerd, vertegenwoordigen het hele spectrum van de Rijksoverheid, uiteenlopend van een departement, enkele uitvoerende diensten tot zelfstandige bestuursorganen. Een belangrijk element bij de selectie was ook het verschil in doel en complexiteit van de website en het gebruiken van sociale media.
De organisaties van de Rijksoverheid gebruiken vanaf de jaren negentig internetsites voor hun externe communicatie. Aanvankelijk werden deze sites vooral gebruikt als voorlichtingsinstrument en waren ze statisch van karakter. Nu spelen de websites en sociale media als Twitter en Facebook een steeds belangrijkere rol in de interactieve communicatie. Bij sommige uitvoerende organisaties staat de website centraal in de digitale dienstverlening. De informatie op deze overheidswebsites, maar ook de informatie die via sociale media wordt verspreid, wordt dus steeds belangrijker. Uiteindelijk kunnen er door burgers en bedrijven ook rechten aan deze informatie worden ontleend.
Uitgangspunt van het inspectieonderzoek is dat (een deel van) deze uitingen digitale archiefbescheiden zijn in de zin van artikel 1 van de Archiefwet 1995 en duurzaam toegankelijk gearchiveerd moet(en) worden. Uit eerdere inspecties en onderzoeken van de Erfgoedinspectie komt echter naar voren dat archivering van deze digitale archiefbescheiden om allerlei redenen niet of nauwelijks plaatsvindt. Met dit inspectieonderzoek wil de Erfgoedinspectie duidelijkheid krijgen of deze aanname klopt en wat de achterliggende oorzaken zijn van het achterblijven van deze specifieke digitale archivering.
In de loop van dit jaar komt de Erfgoedinspectie met een rapport waarin het onderzoek wordt samengevat en waarin aanbevelingen zullen worden gedaan om de archivering van websites en uitingen op sociale media conform de bedoeling van de Archiefwet te laten plaatsvinden. Het rapport zal verder ook ingaan de theoretische basis van webarchivering en op ontwikkelingen bij andere overheidslagen en bij organisaties die een rol hebben in het archiveren van websites, zoals het Nationaal Archief en de Koninklijke Bibliotheek.