Beschikt uw organisatie niet zelf over digitale expertise, een archiefruimte of heeft u een tijdelijke klus? Dan kunt u overwegen om expertise, medewerkers of ruimte in te huren en uw archiefwettelijke taken uit te besteden aan een bedrijf.
Wettelijke eisen bij uitbesteding
U blijft als overheidsorganisatie volledig verantwoordelijk voor de archieven en het naleven van de archiefwettelijke regels.
Archiefruimte
Beschikt uw organisatie zelf niet over een geschikte archiefruimte of heeft uw ruimte onvoldoende capaciteit? Dan kunt u overwegen externe opslagruimte te huren. Als in de gehuurde ruimte archiefbescheiden worden opgeslagen die in aanmerking komen voor blijvende bewaring, moet de ruimte voldoen aan de eisen in de Archiefregeling. Onze checklist archiefruimten kan u behulpzaam zijn bij het toetsen van de ruimte die u wilt gaan huren aan deze eisen.
Als u de externe opslagruimte uitsluitend gebruikt voor bescheiden die volgens een geldende selectielijst in aanmerking komen voor vernietiging op termijn, zijn de eisen van de Regeling niet van toepassing. Uiteraard moeten de stukken wel beschermd zijn tegen bijvoorbeeld brand, wateroverlast of inbraak.
Bewerking
Overbrenging van papieren archief betekent in veel gevallen dat er nog het nodige aan het archief moet worden gedaan. Uw organisatie kan overwegen die werkzaamheden uit te besteden aan een bedrijf dat daarin is gespecialiseerd. Archiefdiensten stellen vóór overdracht eisen aan de geordende en toegankelijke staat van uw archieven. Overleg daarover tijdig met de archiefdienst waarnaar u de archieven gaat overbrengen. U weet dan vooraf precies aan welke eisen het archief bij overbrenging minimaal moet voldoen. Daar kunt u bij uw opdracht rekening mee houden. Wij adviseren u zorgvuldig een bedrijf te kiezen, duidelijke afspraken te maken en deze ook vast te leggen.
Belangrijke wettelijke eisen waaraan u moet voldoen staan in de Archiefregeling.
Vervanging
Veel overheidsorganisaties werken nog niet volledig digitaal. Papieren archief wordt gescand waarna de digitale reproductie volledig de plaats inneemt van het oorspronkelijke papieren document. Het origineel wordt vervolgens vernietigd.
Veel overheidsorganisaties besteden vervanging grotendeels uit. In de handreiking voor Vervanging staat een voorbeeld van hoe het Stadsarchief Amsterdam, dat op dit gebied veel ervaring heeft, hiermee omgaat.
Advies
Veel overheidsorganisaties zijn nu in de fase dat zij volledig digitaal gaan werken en archiveren. Hierbij wordt vaak kennis en advies ingehuurd bij externe partijen voor het opstellen van projectplannen en projectleiding voor het implementeren van de plannen.
Ook het opstellen van een selectielijst wordt regelmatig begeleid door externe adviseurs.
Bedenk van tevoren goed wat uw organisatie nodig heeft, het is vaak nuttig om met collega-organisaties contact op te nemen die eerder zo'n traject hebben doorlopen.