Er zijn drie informatiewetten die in algemene zin de openbaarheid van overheidsinformatie regelen. Dit zijn de Wet openbaarheid van bestuur (Wob), de Archiefwet 1995 en de Algemene verordening gegevensbescherming (AVG).
Openbaarheid volgens de wet openbaarheid van bestuur
Openbaarheid van overheidsinformatie is uitdrukkelijk bedoeld om de burger een instrument te geven waarmee hij aan het openbaar bestuur kan deelnemen en waarmee hij het kan controleren. De Wet openbaarheid van bestuur (Wob) gaat over informatie over het bestuurlijk handelen die bij bestuursorganen ligt. De Wob verplicht de bestuursorganen om de burger op verzoek informatie te geven, en om uit zichzelf informatie over hun beleid te verspreiden.
De informatieverstrekking volgens de Wob is vooral gericht op het verstrekken van informatie uit documenten, of het geven van kopieën hiervan. Er zijn uitzonderingen op het algemene uitgangspunt van openbaarheid. Bij absolute uitzonderingen wordt de informatie zonder meer geweigerd. Bij relatieve uitzonderingen is er een afweging tussen het algemene belang van openbaarheid en met name genoemde specifieke belangen. Een specifiek belang is bijvoorbeeld de eerbiediging van de persoonlijke levenssfeer.
Openbaarheid volgens de Archiefwet 1995
Zodra archiefbescheiden naar een archiefbewaarplaats zijn overgebracht, geldt niet meer het openbaarheidsregime van de Wet openbaarheid van bestuur (Wob) maar dat van de Archiefwet 1995. Dit betekent dat archiefbescheiden na overbrenging in principe allemaal openbaar zijn.
De openbaarheid volgens de Archiefwet geeft de burger het recht tot kosteloze raadpleging en ander gebruik van archiefbescheiden, zoals het (laten) maken van kopieën. Door de bredere reikwijdte van de Archiefwet heeft ook het openbaarheidsregime van deze wet een ruimere werking dan dat van de Wob. De openbaarheid van overheidsinformatie is niet beperkt tot documenten van bestuursorganen over bestuurlijke aangelegenheden, maar geldt voor alle archiefbescheiden, van welke aard en van welke overheidsinstantie dan ook.
De Archiefwet heeft niet tot (voornaamste) doel informatie te verstrekken over het bestuurlijk handelen van de overheid. Daarom is de beheerder van een archiefbewaarplaats niet verplicht actief informatie te verspreiden over bestuurlijke aangelegenheden.
Beperkingen openbaarheid
De Archiefwet kent minder uitzonderingsgronden dan de Wob voor het weigeren of anderszins beperken van de openbaarheid. Het mag alleen voor een beperkte termijn en in bijzondere gevallen. Namelijk:
- de eerbiediging van de persoonlijke levenssfeer;
- het belang van de staat en zijn bondgenoten;
- het voorkomen van onevenredige benadeling of bevoordeling van betrokkenen of van derden.
Het overheidsorgaan dat de archiefbescheiden overbrengt, stelt de beperkingen en de daarbij horende termijnen vast in een schriftelijk besluit (Archiefbesluit art. 10). Hiertegen kan de belanghebbende bezwaar en beroep instellen. Na overbrenging kan de nieuwe zorgdrager de beperkingen opheffen of in een individueel geval buiten toepassing laten, behalve als het een beperking in het staatsbelang is.
Openbaarheid van documenten van de Europese Unie
Als een burger informatie wil over een bestuurlijke zaak van de overheid, heeft deze allereerst te maken met de Wet openbaarheid van bestuur (Wob). Maar op zijn verzoek om informatie kan ook 'Openbaarheidsverordening' van de Europese Unie (de Eurowob) van toepassing zijn. Twee belangrijke onderdelen van de Eurowob rondom openbaarheid:
- Deze Openbaarheidsverordening regelt in de eerste plaats de toegang tot de documenten die in het bezit van de Europese instellingen zijn. Maar omdat er intensief documentenverkeer bestaat tussen de EU en de lidstaten, berusten vele Europese documenten bij de overheid van de lidstaten. Daarom geldt de Eurowob ook voor Europese documenten die in het bezit zijn van de Nederlandse overheid;
- De Eurowob beperkt op verschillende manieren de openbaarheid van de documenten van de Europese instellingen. Absolute uitzonderingsgronden zijn (onder meer) het veiligheids- en defensiebelang van de Unie en haar lidstaten. Het gaat dan om documenten met het etiket 'geheim' of 'vertrouwelijk'. Bij dit soort documenten is er voor het openbaarheidsbelang geen afweging. Andere belangen vormen daarentegen een 'relatief' belang, zoals commerciële belangen, interne besluitvorming en inspecties. Hier kan 'een hoger openbaar belang' reden tot openbaarmaking zijn (artikel 4 Eurowob).