Beheerders gaan zorgvuldig om met de rijkscollectie en andere collecties in beheer die onder de Erfgoedwet vallen. Desondanks kunnen zich incidenten voordoen met de collectie, die leiden tot vermissing, schade of het tenietgaan van objecten. De oorzaken hiervan lopen uiteen van bijvoorbeeld waterschade, diefstal, transportschade tot onopzettelijke beschadigingen door bezoekers.
Registratie van incidenten
Instellingen registreren incidenten en calamiteiten met en zonder schade aan de (rijks)collectie doorgaans in een eigen incidentenregister. Ook is er vaak een interne procedure voor schade en verlies van collectiestukken.
Melden van schade of verlies
Bij vermissing, het tenietgaan en schade geldt de wettelijke verplichting dat dit gemeld moet worden aan de Inspectie (Erfgoedwet artikel 2.3 en Regeling beheer rijkscollectie artikel 2.3, lid 1). Bij een object dat in bruikleen is, hoeft alleen de bruikleengever geïnformeerd te worden. De bruikleengever maakt vervolgens zelf de melding bij de Inspectie.
Twee manieren van melden van schade
De meldplicht aan de Inspectie kent twee vormen, afhankelijk van de aard en ernst van het incident:
- Onherstelbare schade (tenietgaan) aan objecten en omvangrijke schade met grote impact op de collectie moet direct gemeld worden. Dat kan via het meldformulier hieronder. Dit meldformulier vervangt melding via de Database Incidenten Cultureel Erfgoed (DICE).
- Overige schade-incidenten moeten ten minste een keer per jaar gemeld worden (in het eerste kwartaal over het voorafgaande kalenderjaar). Dit moet via cultuurgoederen@inspectie-oe.nl. Aanlevering kan het makkelijkst in tabelvorm met daarin opgenomen: datum van het incident, het objectnummer, de objecttitel, ruimte, de omschrijving (ontdekking incident en soort schade) en de oorzaak.
Twee manieren van melden van vermissingen:
De meldplicht aan de Inspectie kent twee vormen, afhankelijk van de aard van de vermissing:
- Definitieve vermissingen moeten direct worden gemeld aan de Inspectie, zoals diefstal van objecten. Hiervoor kan ook het meldformulier hieronder worden gebruikt.
In de praktijk is vaak niet direct vast te stellen of sprake is van een definitieve vermissing. Dit geldt bij zogeheten administratieve vermissingen, bijvoorbeeld door verkeerd terugplaatsen in het depot of het niet registreren van een tijdelijke verplaatsing.
- Administratieve vermissingen hoeven niet direct te worden gemeld aan de Inspectie. De beheerder moet dan eerst onderzoek doen naar de huidige verblijfplaats van het vermiste object. De Inspectie hanteert hiervoor een maximum termijn van vijf jaar na het vaststellen van de vermissing. Vaak wordt het object al snel teruggevonden.
Een object geldt pas als definitief vermist wanneer de beheerder het niet binnen de gestelde termijn terugvindt; hiervan moet dan melding worden gedaan. Ook daarna kan een object alsnog worden gevonden, daarom blijven definitief vermiste objecten in de collectieregistratie staan
Manier van melden van vermissingen vanaf 2026
Vanaf 2026 geldt dat beheerders ieder jaar, gelijktijdig met de opgave van schades, in het eerste kwartaal een opgave moeten doen van vermissingen uit het kalenderjaar vijf jaar eerder. Voor 2026 betekent dit dus opgave van alle vermissingen die bij de beheerder in 2020 bekend waren en waarvan eind 2025 de huidige verblijfplaats nog niet is achterhaald. Dit moet via cultuurgoederen@inspectie-oe.nl.
Aanlevering kan het makkelijkst in tabelvorm met daarin opgenomen: datum van vaststelling van de vermissing, het objectnummer en de objecttitel. Ook is een korte toelichting nodig op de onderzoeksmethode die is gebruikt om de verblijfplaats van de vermiste objecten te achterhalen.
Aangifte doen (bij vermoeden van) diefstal
De Inspectie raadt aan om ook aangifte van (een vermoeden van) diefstal bij de politie te doen. Het object kan via de politie in de database van Interpol worden opgenomen waardoor het internationaal gesignaleerd staat. Hierbij kan de Inspectie assisteren en haar contacten met de politie inschakelen.
Deze pagina is bijgewerkt op 18 augustus 2025.