De eerste en veruit de grootste categorie beheerders van de rijkscollectie zijn de zogenaamde museale beheerders. Dit zijn de verzelfstandigde musea en andere professionele beheerders.
Een tweede categorie beheerders van de rijkscollectie zijn de ministeries en hun buitendiensten. De betreffende ministers zijn verantwoordelijk voor het beheer van rijkscollectie die zich bijvoorbeeld bevindt op de werkkamers van bewindslieden of in ontvangstruimtes van ambassades en consulaten. Ook maken twee musea deel uit van een ministerie. Onder deze categorie valt ook de Rijksdienst voor het Cultureel Erfgoed (RCE), die de kunstcollectie van de Staat beheert die niet aan musea in beheer is gegeven. De RCE geeft deze collectie in tijdelijk beheer aan de ministeries en andere instanties.
Een derde categorie beheerders van de rijkscollectie zijn de Colleges van Staat, zoals de Eerste en Tweede Kamer en de Raad van State. De colleges zijn verantwoordelijk voor het beheer van de rijkscollecties die in hun gebouwen is te zien.
Wettelijk kader voor beheer
De 'Erfgoedwet' en de 'Regeling beheer rijkscollectie en subsidiëring museale instellingen' bevatten normen voor het beheer van de rijkscollectie en andere collecties die onder deze wet vallen. De normen gelden voor alle beheerders en betreffen de volgende onderwerpen:
- zichtbaarheid;
- registratie en administratie;
- behoud (conservering en restauratie);
- veiligheidszorg;
- administratieve organisatie.
Museale instellingen die op grond van de Erfgoedwet zijn belast met een beheertaak moeten beschikken over een planmatig beleid voor het collectiebeheer.
Planmatig beleid
De normen voor het beheer van de rijkscollectie zijn meestal open geformuleerd, zodat musea daaraan een eigen invulling kunnen geven. Dit is gedaan vanwege de verschillen tussen collecties, museumgebouwen en organisaties van musea, waardoor maatwerk in het beheer nodig is. Dit betekent dat musea hun invulling van het beheer in een planmatig beleid moeten vastleggen. Dit beleid moet worden gebaseerd op de actuele analyse van de stand van het beheer en doelstellingen bevatten voor tenminste de onderwerpen behoud en veiligheidszorg. Ook moet de wijze zijn beschreven waarop musea het beleid uitvoeren. Dit gaat om de maatregelen die het museum neemt om de doelstellingen te realiseren en om de middelen die daarbij nodig zijn.
De Inspectie heeft in 2020 een rapport uitgebracht over het planmatig beleid voor de veiligheidszorg van de rijkscollectie.
Zichtbaarheid
De rijkscollectie moet zo veel mogelijk zichtbaar zijn voor het publiek. Naast de fysieke presentatie is het van belang dat beheerders de zichtbaarheid van de rijkscollectie bevorderen door een ruimhartig bruikleenbeleid te voeren. Verder dienen beheerders zich in te spannen om de collectie, waarvan het grootste deel in depot is opgeslagen, digitaal toegankelijk te maken. Dit doen veel musea op hun website, maar ook op de website Collectie Nederland is veel rijkscollectie (en andere collecties) te bekijken.
Registratie en administratie
Een betrouwbare registratie van de collectie is belangrijk voor de toegankelijkheid en terugvindbaarheid van de museale cultuurgoederen die hiervan deel uitmaken. Deze kunnen dan niet onbedoeld kwijt raken. Van ieder museaal cultuurgoed legt de beheerder ten minste identificerende gegevens, de actuele standplaats, de juridische status en de actuele fysieke staat in de collectieregistratie vast. Ook is het van belang dat de collectieregistratie is geautomatiseerd. Hierdoor is het mogelijk aan te sluiten op de Collectie Nederland en beschikt de minister van OCW over een actueel overzicht van de omvang en de samenstelling van de rijkscollectie. Ten slotte dienen de beheerders de administratie die betrekking heeft op museale cultuurgoederen zodanig te bewaren, dat deze ook in de toekomst raadpleegbaar is.
Behoud
Een goed behoud van de rijkscollectie is belangrijk zodat ook latere generaties ons cultureel erfgoed kunnen leren kennen. Bij behoud gaat het er om dat de beheerder waar nodig maatregelen neemt voor bijvoorbeeld een goede klimaatbeheersing, het voorkomen van schade door ongedierte en het gebruik van duurzame verpakkingsmaterialen ter bescherming van de rijkscollectie.
Veiligheidszorg
Veiligheidszorg voor de rijkscollectie moet er toe leiden dat schade aan- of het verloren gaan van museale cultuurgoederen wordt voorkomen of wordt beperkt. Beheerders dienen hiertoe veiligheidsmaatregelen te nemen. Dit kunnen organisatorische, bouwkundige en elektronische maatregelen zijn. Om bij calamiteiten en incidenten schade aan de rijkscollectie te voorkomen en te beperken is het van belang dat beheerders beschikken over een collectiehulpverleningsplan met een beschrijving van de hulpverleningsorganisatie en handelingsinstructies. Incidenten met de rijkscollectie moeten worden geregistreerd en gemeld aan de Inspectie.
Administratieve organisatie
De taken en verantwoordelijkheden voor het beheer van de rijkscollectie moeten helder zijn vastgelegd. De toegepaste werkwijze voor het registreren, conserveren en restaureren van de rijkscollectie moet zijn beschreven in procedures. Dit waarborgt de continuïteit en kwaliteit van de uitvoering van het beheer. Om procedures actueel te houden is het nodig dat de beheerders deze periodiek evalueren.
