Rapportage over de stagnatie in de overbrenging van de adoptiedossiers van de Raad voor de Kinderbescherming naar het Nationaal Archief

Een groot aantal adoptiedossiers dat nu nog bij de Raad voor de Kinderbescherming (RvdK) in beheer is, had al jaren geleden moeten worden overgebracht naar het Nationaal Archief (NA). Deze dossiers zijn conform de Archiefwet 1995 als blijvend te bewaren aangemerkt.

Nieuwtje adoptiedossiers
Afbeelding: Rapportage stagnatie overbrenging adoptiedossiers

De Inspectie Overheidsinformatie en Erfgoed deed hier onderzoek naar en publiceerde een rapport.

De dossiers bevatten over het algemeen de stukken die het proces weergeven van een moeder die afstand doet van haar kind. Ze zijn als gezinsdossiers gevormd, zodat het dossier altijd persoonlijke – en soms heel gevoelige – informatie van en over meerdere personen bevat. In ieder geval informatie over het kind, de biologische moeder en de adoptieouders en mogelijk ook over andere familieleden zoals broers en zussen.

Gedeeltelijke inzage
De Raad voor de Kinderbescherming verleent nu zelf gedeeltelijke inzage in deze adoptiedossiers op basis van toestemming van met name de biologische moeder. Het Nationaal Archief geeft, om een inbreuk op de persoonlijke levenssfeer te voorkomen, zorgvuldig uitvoering aan de bepaling in de Archiefwet ter ‘eerbiediging van de persoonlijke levenssfeer’, maar geeft echter geen delen van het dossier ter inzage aan betrokkenen, maar altijd het hele dossier. Deze werkwijze hield de RvdK tegen om gehoor te geven aan de verplichting tot overbrenging.

Rekening houden met persoonlijke levenssfeer
De adoptiedossiers hebben volgens het geldende selectiebeleid historisch-maatschappelijke waarde. Ze vormen als het ware een aanvulling op de archieven van de burgerlijke stand. De Inspectie constateert dan ook dat de dossiers blijvend moeten worden bewaard en overgebracht moeten worden naar het Nationaal Archief. Wel acht de Inspectie het van belang dat bij het geven van inzage door het Nationaal Archief rekening wordt gehouden met het karakter van deze dossiers. De Archiefwet biedt hiervoor de ruimte. Het gaat niet alleen om eerbiediging van de persoonlijke levenssfeer in een situatie waarin één dossier betrekking heeft op meerdere personen, maar ook om de invulling van het recht op afstammingsinformatie. Uit jurisprudentie blijkt dat een kind geen absoluut recht heeft op inzage in zijn volledige adoptiedossier.

Aanbevelingen
De Inspectie doet op basis van het onderzoek aan de Raad voor de Kinderbescherming de aanbeveling om de adoptiedossiers over te brengen naar het Nationaal Archief. Aan het Nationaal Archief doet de Inspectie de aanbeveling om het inzagebeleid voor deze specifieke casus, de adoptiedossiers, in overeenstemming te brengen met de geldende jurisprudentie over het recht op afstammingsinformatie en het recht op privacy.

Reactie ministers
Het ministerie van Justitie en Veiligheid, zorgdrager voor de overheidsinformatie van de Raad voor de Kinderbescherming, heeft een onafhankelijke adviescommissie ten aanzien van de informatiehuishouding ingesteld. Het ministerie heeft de commissie verzocht om onderzoek te doen naar de adoptiedossiers. Het advies van de adviescommissie aan het ministerie is in lijn met het rapport van de Inspectie Overheidsinformatie en Erfgoed.

De Inspectie heeft in mei 2020 haar rapport aangeboden aan de ministers van Justitie en Veiligheid (JenV) en Basis- en Voortgezet Onderwijs en Media (OCW). De ministers van OCW en JenV hebben in overleg met de Inspectie hun reactie uitgesteld tot zij het advies van de commissie hadden ontvangen. In hun reactie laten zij weten dat naar aanleiding  van beide onderzoeken afspraken zijn gemaakt tussen het Nationaal Archief, de Raad en het Ministerie van Justitie en Veiligheid. Die afspraken moeten leiden tot overbrenging van de archieven naar het Nationaal Archief en overeenstemming over het inzageproces. Een projectgroep gaat het inzageproces van de dossiers uitwerken op basis van de aanbevelingen uit het rapport.