De websites van de centrale overheid worden nauwelijks gearchiveerd
Overheidswebsites zijn de afgelopen jaren geëvolueerd van digitale folder naar centraal portaal voor digitale dienstverlening. De website is dan ook niet meer weg te denken in de communicatie tussen de overheid en burgers en bedrijven. Het is dan ook op z’n minst opvallend dat websites bij de centrale overheid niet of nauwelijks worden gearchiveerd.
Een voorbeeld: op de website heeft een uiterste termijn gestaan voor het indienen van een subsidieverzoek, maar die is inmiddels een paar keer gewijzigd. Er kan een geschil ontstaan over een aanvraag. Dit kan tot problemen leiden voor de overheid zelf als voor burgers en bedrijven, omdat zowel de subsidievrager en de overheidsorganisatie de termijn niet meer kunnen terugvinden.
De Erfgoedinspectie heeft onderzocht in hoeverre de organisaties binnen de centrale overheid websites en officiële uitingen op sociale media archiveren. Het onderzoek betreft alle organisaties van de centrale overheid, naast de ministeries ook de Hoge Colleges van Staat, de rechterlijke macht en zelfstandige bestuursorganen en diensten als de Voedsel- en Warenautoriteit, de Huurcommissie of de Sociale Verzekeringsbank. Vandaag is het rapport aan de Tweede Kamer aangeboden. In het rapport wordt naast een up-to-date overzicht van de webarchiveringspraktijk in Nederland vooral de stand van zaken bij de centrale overheid belicht. De belangrijkste conclusie is dat de centrale overheid haar websites over het algemeen niet of nauwelijks archiveert. Hetzelfde geldt voor officiële uitingen op sociale media. Slechts 2% van de organisaties archiveert de website overeenkomstig de archiefwettelijke eisen.
Het gevolg is dat een deel van de overheidsinformatie niet goed traceerbaar is, niet voor recht- en bewijszoekende burgers en bedrijven, maar ook niet voor de organisatie zelf. Tevens zal een belangrijk deel van het digitaal erfgoed voor de toekomst verloren kunnen gaan. In het rapport worden voorbeelden gegeven van websites die niet gearchiveerd worden, maar die wel van groot belang zijn.
Ter verbetering van de huidige situatie doet de Erfgoedinspectie aanbevelingen aan de Minister van Onderwijs, Cultuur en Wetenschap en aan de overheden binnen de centrale overheid. De minister laat in de beleidsreactie weten dat zij de aanbevelingen onderschrijft.
Ze kondigt aan dat ze de Algemene rijksarchivaris zal vragen een handreiking op te stellen en in beheer te nemen gericht op de archivering van websites en uitingen op sociale media. Ook kondigt de minister aan dat de algemene rijksarchivaris in samenwerking met CIO-Rijk een voorstel zal doen ten behoeve van implementatie van een archiveringspraktijk voor deze media bij organisaties binnen de centrale overheid. De handreiking en het voorstel voor implementatie zullen tijdig opgeleverd worden opdat deze organisaties reeds in 2017 kunnen beginnen met de verbetering van hun archiveringspraktijk.