Moet mijn organisatie ook beheersregels opstellen als de overheidstaak zeer beperkt van omvang is?

De Archiefwet stelt algemene eisen aan het archiefbeheer van overheidsorganisaties. Het opstellen van gedetailleerde regels wordt in de wet overgelaten aan het overheidsorgaan zelf. De overheidsorganen verschillen immers van elkaar wat betreft taken, werkwijze en omvang. Elke organisatie zal de informatievoorziening dan ook anders inrichten voor de optimale ondersteuning van de primaire werkprocessen.

Het uitgangspunt is dat een goed archiefbeheer plaatsvindt. Dat betekent dat alle zorgdragers dezelfde wettelijke verplichting hebben voor het opstellen van beheersregels. De omvang van de organisatie en de omvang van de uitvoeringstaak staat los van deze wettelijke verplichting. Welke onderwerpen een overheidsorganisatie precies vastlegt in de beheersregels, hangt af van de aard en omvang van uw organisatie. Kleinere organisaties kunnen vaak met een eenvoudigere regeling volstaan. In elk geval moet aandacht worden besteed aan het toebedelen van verantwoordelijkheden, dossiervorming, selectie en vernietiging. De regeling moet zowel op het papieren als op het digitale archief van toepassing zijn. De Inspectie Overheidsinformatie en Erfgoed heeft een zo compleet mogelijk overzicht opgesteld van deze onderwerpen.