Vernietiging van adoptiedossiers was niet in lijn met de Archiefwet
De vernietiging van dossiers over interlandelijke adopties bij het ministerie van Justitie en Veiligheid was niet in lijn met de Archiefwet.
Dat concludeert de Inspectie Overheidsinformatie en Erfgoed in het rapport Vernietiging van adoptiedossiers. Centrale Autoriteit Internationale Kinderaangelegenheden, voorheen Directie Kinderbescherming.
Waar gaat het om?
In 1983 en 1999 zijn reeksen dossiers vernietigd van de Directie Kinderbescherming van het Ministerie van Justitie en Veiligheid. De Directie Kinderbescherming voerde in het verleden een deel van de taken rond interlandelijke adoptie uit. De Centrale Autoriteit Internationale Kinderaangelegenheden voert deze taken tegenwoordig uit. Naar aanleiding van vragen van geadopteerden heeft de Inspectie onderzocht of de vernietiging van deze dossiers plaats vond volgens de Archiefwet.
Gebreken in het archiefbeheer
De dossiers zijn vernietigd op basis van een bewaartermijn van 5 jaar. Deze bewaartermijn was echter niet vastgesteld volgens de destijds geldende bepalingen uit archiefwetgeving. Naleving van die bepalingen was van waarde geweest, omdat de bepalingen waren bedoeld om bij het vaststellen van bewaartermijnen belangen mee te wegen, zoals dat van de ‘recht- en bewijszoekende burger’. De Inspectie heeft rond het beheer en de vernietiging van de dossiers ook andere tekortkomingen geconstateerd.
Aanbevelingen en reacties
De Inspectie heeft in het rapport aanbevelingen gedaan aan het ministerie van Justitie en Veiligheid en het Nationaal Archief. De aanbevelingen zijn gericht op een beter beheer van de bewaarde dossiers. Ook moet het belang van de burgers die naar informatie over hun adoptie zoeken, meer aandacht krijgen. De Inspectie zal de komende tijd de voortgang van de aanbevelingen volgen.
Reactie ministerie van Justitie en Veiligheid
De reactie van het Ministerie van Justitie en Veiligheid:
“Het Ministerie van Justitie en Veiligheid is de Inspectie Overheidsinformatie en Erfgoed erkentelijk voor de inspanningen die verricht zijn om uitvoerig onderzoek te doen naar de vernietiging van dossiers van adoptieouders door het Ministerie in 1983 en 1999. Het Ministerie benadrukt dat dossiers die gevormd zijn vanaf de oprichting van de Centrale Autoriteit Internationale Kinderaangelegenheden in 1998 niet meer vernietigd worden. De dossiers die destijds vernietigd zijn zagen op de verkrijging van een beginseltoestemming van aspirant-adoptiefouders en eventuele inreisgegevens van het adoptiekind en niet op afstammingsgegevens of achtergrondinformatie van adoptiekinderen. Een beleidsreactie zal volgen na het zomerreces.”
Reactie van het Nationaal Archief
Het Nationaal Archief geeft aan dat het zich volledig zal inzetten voor een spoedige overbrenging en beschikbaarstelling van de betreffende dossiers, conform de Archiefwet 1995. Het Nationaal Archief tekent daarbij aan dat het geen zeggenschap heeft over het moment dat zorgdragers hun archieven overbrengen naar het Nationaal Archief. Verder geeft het Nationaal Archief aan dat het bij het opstellen van een selectielijst streeft naar maximale duidelijkheid voor de burger ten aanzien van de archieven waarop de selectielijst van toepassing is. Daar waar nodig en mogelijk zal informatie worden opgenomen over archieven die reeds zijn vernietigd op basis van eerdere selectie- c.q. vernietigingslijsten.
Publiekssamenvatting bij het rapport
In de publiekssamenvatting bij dit rapport gaat de Inspectie kort in op de Archiefwet, om welke dossiers het gaat, de vernietiging, de rol van de Rijksarchiefinspectie, de gevolgen en de aanbevelingen. De publiekssamenvatting en het rapport zijn als PDF te downloaden (zie onder).