Uitbesteding

Wettelijke eisen bij uitbesteding
U blijft als overheidsorganisatie volledig verantwoordelijk voor de archieven en het naleven van de archiefwettelijke regels.

Archiefruimte
Beschikt uw organisatie zelf niet over een geschikte archiefruimte of heeft uw ruimte onvoldoende capaciteit? Dan kunt u overwegen externe opslagruimte te huren. Als in de gehuurde ruimte archiefbescheiden worden opgeslagen die in aanmerking komen voor blijvende bewaring, moet de ruimte voldoen aan de eisen in de Archiefregeling. Denk hieraan als u een overeenkomst aangaat voor het opslaan van archiefbescheiden. De checklist archiefruimten, opgesteld door de gemeentelijke en provinciale archiefinspecteurs samen met de Inspectie Overheidsinformatie en Erfgoed, kan voor u behulpzaam zijn bij het toetsen of de ruimte die u wilt gaan huren voldoet aan deze eisen.

Als u de externe opslagruimte uitsluitend gebruikt voor bescheiden die volgens een geldende selectielijst in aanmerking komen voor vernietiging op termijn, zijn de eisen van de Regeling niet van toepassing. Uiteraard moeten de stukken wel beschermd zijn tegen bijvoorbeeld brand, wateroverlast of inbraak.

Bewerking
Overbrenging van papieren archief betekent in veel gevallen dat er nog het nodige aan het archief moet worden gedaan. Uw organisatie kan overwegen die werkzaamheden uit te besteden aan een bedrijf dat daarin is gespecialiseerd. Archiefdiensten stellen vóór overdracht eisen aan de geordende en toegankelijke staat van uw archieven. Overleg daarover tijdig met de archiefdienst waarnaar u de archieven gaat overbrengen. U weet dan vooraf precies aan welke eisen het archief bij overbrenging minimaal moet voldoen. Daar kunt u bij uw opdracht rekening mee houden. Wij adviseren u zorgvuldig een bedrijf te kiezen, duidelijke afspraken te maken en deze ook vast te leggen.

Belangrijke wettelijke eisen waaraan u moet voldoen staan in de Archiefregeling.

_{Deze pagina is bijgewerkt op 12 november 2025.}