Het archief is het geheugen van uw organisatie. Informatie die goed wordt beheerd, ondersteunt de bedrijfsvoering en de primaire processen. Minstens zo belangrijk is het archief voor het afleggen van verantwoording aan derden. U kunt hierbij denken aan de accountant, het ministerie op uw beleidsterrein of de Tweede Kamer. Maar ook aan de bedrijven, instellingen of burgers met wie uw organisatie te maken heeft. Na verloop van tijd verliest een groot deel van uw documenten zijn waarde voor de eigen organisatie of als bewijsmiddel. Mag u ze dan weggooien of wissen? Niet zonder meer! Archiefbescheiden kunnen ook nog van belang zijn voor historisch onderzoek of als onderdeel van het Nederlands cultureel erfgoed.
Wat is een selectielijst?
De selectielijst is de belangrijkste basis voor de selectie, vernietiging en overbrenging van archiefbescheiden. Daarnaast kunnen er ook bewaartermijnen zijn opgenomen in sectorale wet- en regelgeving. Een selectielijst beschrijft de archiefbescheiden van een overheidsorgaan. In een selectielijst geeft u aan of de bescheiden voor blijvende bewaring of voor vernietiging in aanmerking komen. Bij archiefbescheiden die voor vernietiging in aanmerking komen, staat na welke termijn de stukken moeten worden vernietigd. Elke overheidsorganisatie is zelf verantwoordelijk voor het opstellen van een selectielijst die voldoet aan de wettelijke eisen.
Wettelijke eisen selectielijst
Artikel 5 van de Archiefwet stelt dat de zorgdrager (de bestuurlijk verantwoordelijke) verplicht is selectielijsten te maken waarin in ieder geval staat welke archiefbescheiden voor vernietiging in aanmerking komen.
De Archiefwet 1995 en het Archiefbesluit 1995 stellen de volgende eisen aan het opstellen van een selectielijst:
Voorbereiding voor het opstellen van de selectielijst
De zorgdrager betrekt bij het ontwerpen van een selectielijst ten minste:
- de persoon die hij binnen zijn organisatie voor de informatiehuishouding daartoe heeft aangewezen;
- als deze is benoemd, de archivaris die de beheerder is van de archiefbewaarplaats die (mede) is bestemd voor de bewaring van de archiefbescheiden van de zorgdrager;
- in afwijking van onderdeel b de algemene rijksarchivaris als de in dat onderdeel bedoelde archiefbewaarplaats een rijksarchiefbewaarplaats is;
- een deskundige op het terrein van de relatie tussen burger en overheid en de betekenis van overheidsinformatie voor deze relatie.
Eisen aan de selectielijst
- De lijst moet een titel hebben die duidelijk aangeeft over welk overheidsorgaan de selectielijst gaat.
- De lijst moet een overzicht bevatten van de taken van het overheidsorgaan.
- De kern van de lijst is een systematische opsomming van archiefbescheiden. Deze opsomming bevat de categorieën te bewaren en te vernietigen archiefbescheiden. De systematische opsomming is in overeenstemming met de voor het archief geldende ordeningsstructuur.
- Bij archiefbescheiden die voor vernietiging in aanmerking komen, vermeldt de lijst na welke termijn de stukken moeten worden vernietigd.
- De lijst moet een toelichting hebben. Deze toelichting verantwoordt hoe bij het opstellen van de lijst rekening is gehouden met:
- de taak van het overheidsorgaan;
- de verhouding van het overheidsorgaan tot andere overheidsorganen;
- de waarde die de archiefbescheiden hebben als bestanddeel van het cultuurhistorisch erfgoed;
- het belang van de gegevens uit de archiefbescheiden voor overheidsorganen, voor recht- en bewijszoekenden en voor historisch onderzoek. - De toelichting bevat een verslag van de wijze waarop derden (en in elk geval bedoeld de personen in artikel 3, eerste lid) bij het ontwerpen van de selectielijst zijn betrokken. Ook geeft het de inhoud weer van het overleg dat met hen is gevoerd. Tot slot is er een verslag van de procedure die is gevolgd bij het ter inzage leggen van de conceptlijst.
- Selectielijsten worden vastgesteld voor de duur van ten hoogste 20 jaar. Een besluit tot vaststelling van een selectielijst wordt bekendgemaakt in de Staatscourant.
(Artikelen 2 Archiefwet en 2, 3, 4 en 5 van het Archiefbesluit)
Opstellen, vaststellen en wijzigen van een selectielijst
Om tot een goede selectielijst en een goede belangenafweging te komen, is een zorgvuldige procedure nodig. De procedure voor het opstellen en vaststellen van een selectielijst is vastgelegd in de Archiefwet 1995 en het Archiefbesluit 1995 (artikel 5 en 9 Aw 1995, artikel 2-5 Ab 1995). De wet regelt ook dat deze lijsten volgens een vaste procedure worden vastgesteld.
Op de website van het Nationaal Archief vindt u meer informatie over het opstellen en vaststellen of wijzigen van een selectielijst. Het is raadzaam om voor u begint, contact op te nemen met het Nationaal Archief.
Het Nationaal Archief biedt met de handreiking Waardering en selectie een aanpak voor de waardering van archiefbescheiden van de overheid in het digitale tijdperk. De handreiking beschrijft de toepassing van 3 instrumenten: risicoanalyse, systeemanalyse en hotspotmonitor.
Toepassing van de selectielijst
Het opstellen van een selectielijst is een eerste stap. Daarna volgt het toepassen van de selectielijst op de archiefbescheiden van de organisatie. Overheidsorganisaties moeten het selecteren en vernietigen van hun informatie conform de geldende selectielijsten inrichten en uitvoeren.
Vernietiging van archiefbescheiden
Overheidsorganen zijn verplicht archiefbescheiden na de in de selectielijst gestelde termijnen te vernietigen. Deze verplichting staat in artikel 3 van de Archiefwet 1995. Het uitgangspunt bij vernietiging is dat de informatie blijvend ontoegankelijk wordt, zodat deze niet meer te reconstrueren is.
De huidige archiefwet- en -regelgeving bevat vooral procedurele bepalingen over vernietiging (zie onder over de verklaring van vernietiging). Organisaties dienen een procedure voor vernietiging in te richten. Daarbij moet ook rekening worden gehouden met de mogelijkheid om archiefbescheiden van vernietiging uit te zonderen.
Papieren archiefbescheiden
Vernietiging van papier gebeurt meestal door verbranding of versnippering. Het is belangrijk om archiefbescheiden te laten vernietigen door een gespecialiseerd bedrijf. Het komt erop aan dat u de garantie heeft dat de bescheiden daadwerkelijk zijn vernietigd. Dit bent u op grond van de Archiefwet ook verplicht.
Digitale archiefbescheiden
De vernietiging van digitale archiefbescheiden gebeurt op een andere wijze dan de vernietiging van papieren bescheiden. Het Nationaal Archief heeft de Handreiking Digitaal vernietigen gepubliceerd.
Voor elektronische datadragers geldt de regeling dat u deze aan de Dienst Domeinen overdraagt voor vernietiging. Om 100% zeker te zijn van een complete dataverwijdering, wordt de hardware volledig fysiek vernietigd en het restmateriaal voor hergebruik geschikt gemaakt. Zie hiervoor de website van Domeinen.
Verklaring van vernietiging
Bij de vernietiging van archiefbescheiden bent u verplicht om een verklaring op te stellen. Dat staat in artikel 8 van het Archiefbesluit. Deze verklaring bevat:
- een specificatie van de bescheiden die zijn vernietigd;
- op grond waarvan is vernietigd (categorie uit selectielijst);
- op welke wijze is vernietigd.
U bewaart deze verklaring in het archief van uw organisatie.