Een overzicht beschrijft welke archiefbestanddelen uw organisatie beheert, hoe deze zijn geordend en waar ze zich bevinden.
Wettelijke eisen overzicht
De wettelijke grondslag voor de verplichting overzichten te maken, worden gevormd door artikel 3 van de Archiefwet 1995 en artikel 18 van de Archiefregeling.
'De zorgdrager zorgt ervoor dat de onder hem ressorterende overheidsorganen beschikken over een actueel, compleet en logisch samenhangend overzicht van de bij dat overheidsorgaan berustende archiefbescheiden, geordend overeenkomstig het ten tijde van de vorming van het archief daarvoor geldende ordeningsstructuur' (art. 18.1 Archiefregeling).
Waarom is een overzicht belangrijk?
Zonder overzichten geen verantwoord informatiebeheer. U heeft ze nodig:
- om te weten over welke zaken en onderwerpen uw organisatie overheidsinformatie beheert en om informatie niet uit het oog te verliezen;
- om te weten waar de informatie is. Hierdoor hoeven medewerkers niet onnodig lang naar informatie te zoeken en verliest u bestanddelen niet uit het oog;
- om nieuwe collega's snel hun weg te laten vinden bij het zoeken naar informatie.
Welke minimumeisen gelden voor een overzicht?
- een overzicht is van toepassing op alle processen van een organisatie;
- een overzicht moet volledig zijn. Zowel de papieren archiefbestanddelen als de digitale overheidsinformatie, alsmede informatie op andere dragers moeten hierin opgenomen zijn. Denk ook aan informatie op zogeheten legacy applicaties;
- een overzicht moet actueel zijn. Nieuwe processen of nieuwe applicaties moeten aan het overzicht worden toegevoegd. Organisaties moeten dan ook een verantwoordelijke voor en beheerder van het overzicht aanwijzen om het overzicht actueel te houden;