Wat de overheid vandaag doet moet ook later te begrijpen zijn. Daarom moeten overheidsorganisaties hun blijvend te bewaren archieven na 20 jaar overbrengen naar openbare archiefdiensten. Daar is de informatie voor iedereen toegankelijk die er recht op heeft. Deze openbaarheid is in het gedrang, stelt de Inspectie Overheidsinformatie en Erfgoed na onderzoek. Het lukt veel organisaties van de centrale overheid niet om hun archieven op tijd over te brengen. De Inspectie pleit voor onmiddellijke actie om te voorkomen dat nieuwe achterstanden ontstaan of bestaande achterstanden verder oplopen.
De Inspectie heeft bij 172 overheidsorganisaties gecontroleerd of zij hun papieren en digitale archieven op tijd overbrengen en welke knelpunten zich daarbij voordoen.
Beeld: AI-gegenereerd
Duurzaam toegankelijke opslag
Achterstanden in overbrenging
Meer dan de helft van de organisaties heeft nog papieren archieven staan die al overgebracht hadden moeten worden. Om hoeveel meters archief het in totaal gaat weet de Inspectie niet, omdat een groot deel van de organisaties dat zelf vaak niet weet.
Het overbrengen van digitale archieven staat nog in de kinderschoenen. Nog maar 9% van de onderzochte organisaties heeft hier ervaring mee. Dit komt doordat deze archieven nog jong zijn. Omdat organisaties zich onvoldoende voorbereiden op digitale overbrenging, verwacht de Inspectie in de nabije toekomst ook op dit vlak forse achterstanden. De komst van de Archiefwet 2026, die de overbrengingstermijn van 20 jaar terugbrengt naar 10 jaar, maakt het des te noodzakelijker om de informatiehuishouding op orde te brengen, zodat archieven meteen overgebracht kunnen worden wanneer de overbrengingstermijn verstreken is.
Knelpunten
Overbrenging is het sluitstuk van een proces dat veel eerder begint. Hoofdinspecteur Nicole van Weringh: Veel organisaties hebben geen goed beeld van hun eigen overheidsinformatie. Terwijl dat de basis is van goed informatiebeheer: als je niet weet wat je in huis hebt, weet je ook niet wat je blijvend moet bewaren en vervolgens naar een openbaar archief moet brengen. Informatie kan hierdoor vergeten worden of zelfs verloren gaan. Zo blijven bronnen voor burgers, journalisten of wetenschappers buiten bereik.
Gebrek aan prioritering, capaciteit of structurele financiering leiden er vaak toe dat dat papieren overbrengingstrajecten niet van de grond komen of onnodig lang duren. Overbrenging van informatie op CD-roms, diskettes en USB-sticks compliceren bovendien de overbrenging. Vaak weet een organisatie niet hoeveel fysieke gegevensdragers zij hebben en wat hierop staat.
De overbrenging van digitale archieven is extra ingewikkeld. Zij zijn vaak niet in goede, geordende en toegankelijke staat en hebben veel bewerking nodig voordat ze überhaupt kunnen worden overgebracht. Het groeiende aantal digitale archieven, in combinatie met de staat van de archieven, maakt de huidige aanpak voor de toekomst niet houdbaar.
Actie nodig
Zonder ingrijpen dreigen de achterstanden alleen maar groter te worden. Overheidsorganisaties moeten daarom van de Inspectie zo snel mogelijk papieren archieven overbrengen waarvan de overbrengingstermijn is verstreken en bij digitale archieven ervoor zorgen dat die nu al duurzaam toegankelijk zijn.
De Inspectie vraagt aan de minister van Onderwijs Cultuur en Wetenschap (als stelselverantwoordelijke) en de staatssecretaris van Binnenlandse Zaken (als verantwoordelijke voor openbaarheid van bestuur en informatiehuishouding) om te komen met een gezamenlijk initiatief. Dit initiatief moet onder meer een impuls geven aan vastgelopen papieren overbrengingstrajecten en zorgen voor meer urgentie en kaders bij digitale overbrenging.
Vervolgacties Inspectie
De Inspectie wijst organisaties die hebben deelgenomen aan het onderzoek op het voorkomen van digitale achterstanden. Organisaties die kampen met achterstanden in het overbrengen van papieren archieven moeten van de Inspectie deze achterstanden zo snel mogelijk verhelpen.
De Inspectie blijft de komende jaren aandacht houden voor de achterstanden in overbrenging. Onder meer door het scherp in beeld brengen van de omvang van deze achterstanden bij individuele organisaties, op onderliggende knelpunten en op voorzieningen die organisaties moeten treffen om achterstanden weg te werken en nieuwe te voorkomen. Ook blijft zij met stelselpartijen in gesprek om signalen af te geven en nieuwe initiatieven te stimuleren.