Het informatiebeheer van het College voor de Rechten van de Mens voldoet niet aan de Archiefwet. Dat blijkt uit onderzoek van de Inspectie Overheidsinformatie en Erfgoed.
Mensen in winkelcentrum
Aanleiding voor het inspectieonderzoek was een verzoek tot handhaving van de Archiefwet en een uitspraak van de Rechtbank Rotterdam uit 2024. De focus van het onderzoek lag op twee onderdelen van het informatiebeheer:
- de overbrenging van archieven uit de periode vanaf 1994 naar het Nationaal Archief;
- de gehanteerde bewaartermijnen, selectie en vernietiging van Wob- en Woo-verzoeken en -besluiten in de periode van 2012 tot heden.
Op beide punten schiet het College tekort en moet het verbeteringen doorvoeren.
Onvoldoende sturing informatiebeheer
De Inspectie constateert onder meer dat het College onvoldoende stuurt op het informatiebeheer. In de organisatie zijn de verantwoordelijkheden voor het informatiebeheer op strategisch, tactisch en operationeel niveau onvoldoende vastgelegd. Daarnaast is de uitvoering van het informatiebeheer op een te kwetsbare manier belegd. Slechts één medewerker binnen het College voert informatiebeheertaken uit en die heeft ook andere taken. Bovendien is deze functie langdurig niet vervuld. De Inspectie beveelt het College om te zorgen voor voldoende deskundig personeel. Ook moet het College sturen op verbeteracties voor het beheer van Wob- en Woo stukken en voor de overbrenging van blijvend te bewaren archief, totdat deze onderdelen van het informatiebeheer op orde zijn.
Bewaren en vernietigen Wob- en Woo-stukken
Een selectielijst beschrijft welke informatie bewaard en vernietigd moet worden. Tussen 2012 en 2021 hanteerde het College twee interne selectielijsten met verschillende bewaartermijnen voor Wob-stukken: 5 en 10 jaar. Deze selectielijsten waren niet volgens de geldende procedure vastgesteld. Het College had gebruik moeten maken van de passende bewaartermijn van 3 jaar in een vastgestelde selectielijst van het ministerie van Justitie, die ook van toepassing was op het College.
Sinds 2021 gebruikt het College een nieuwe, vastgestelde selectielijst waarin Wob- en Woo-stukken zijn aangemerkt als blijvend te bewaren. Blijvend te bewaren overheidsinformatie wordt op termijn overgebracht naar een openbaar archief. De nieuwe bewaartermijn geldt met terugwerkende kracht ook voor stukken van vóór 2021. De Inspectie beveelt het College dan ook aan om deze bewaartermijn te implementeren. Ook moet de organisatie beter weten waar de Wob- en Woo-stukken zich bevinden in de organisatie.
Achterstanden overbrenging archief
De Inspectie constateert dat het College momenteel een kleine achterstand heeft in overbrenging van archieven en beveelt het College aan om overbrenging voor te bereiden.
Actie vereist binnen een jaar
Het College onderschrijft de conclusies en gaat aan de slag met de aanbevelingen. De Inspectie controleert na een jaar of de geconstateerde tekortkomingen zijn verholpen.