De Sociale Verzekeringsbank heeft de afgelopen jaren veel aandacht besteed aan het verbeteren van haar informatiehuishouding. Op verschillende onderdelen is verbetering noodzakelijk om aan de Archiefwet te voldoen en zo de duurzame toegankelijkheid van overheidsinformatie te waarborgen. Dat blijkt uit een onderzoek van de Inspectie Overheidsinformatie en Erfgoed (Inspectie).
De Inspectie onderzocht in hoeverre de SVB de voornaamste bepalingen uit de Archiefwet 1995 naleeft. De SVB voert verschillende wetten en regelingen uit op het terrein van de sociale zekerheid. Denk aan het persoonsgebonden budget, kinderbijslag en AOW.
Beeld: SVB
Foto pand SVB in Amstelveen
Veel aandacht voor informatiehuishouding
Binnen de SVB wordt veel aandacht besteed aan de informatiehuishouding. Met een campagne is en wordt het bewustzijn van het belang van een goede omgang met overheidsinformatie binnen de organisatie vergroot. Dit gebeurt onder meer via richtlijnen, een toolkit en een verplichte jaarlijkse e-learning.
De SVB heeft beleid waarmee ze haar informatiehuishouding reguleert en richting geeft. De verantwoordelijkheden voor de informatiehuishouding zijn duidelijk belegd bij managers die zeggenschap hebben over de werkprocessen. Hierdoor kunnen zij de benodigde maatregelen direct doorvoeren en de kwaliteit van de informatiehuishouding binnen hun organisatieonderdelen aansturen.
Tekortkomingen
De SVB heeft onder meer geen compleet en samenhangend overzicht van de informatie binnen haar organisatie. Hierdoor loopt de SVB het risico dat niet alle overheidsinformatie tijdig in beheer wordt genomen. Dit kan ertoe leiden dat de organisatie minder goed kan laten zien hoe besluiten tot stand zijn gekomen.
Daarnaast kampt de organisatie met achterstanden in het vernietigen en overbrengen van overheidsinformatie. Door niet op tijd te vernietigen loopt de organisatie het risico dat overheidsinformatie te lang bewaard blijft. Het niet tijdig overbrengen leidt ertoe dat burgers overheidsinformatie, die al openbaar had moeten zijn, niet kunnen raadplegen. Hoe groot de achterstanden zijn, is niet duidelijk. De SVB erkent de tekortkomingen en besteedt er aandacht aan. Een tekort aan deskundig personeel leidt er echter toe dat bepaalde informatiebeheertaken blijven liggen. De Inspectie beveelt de SVB onder meer aan om de achterstanden in de vernietiging te inventariseren en deze weg te werken.
Structurele inzet
Nu het Programma Open op Orde bijna ten einde loopt, is het volgens de Inspectie van belang dat de SVB de aandacht voor de verbetering van de informatiehuishouding vasthoudt. Alleen met blijvende aandacht en structurele inzet kan de informatiehuishouding duurzaam worden verbeterd.
Reactie SVB
De SVB herkent zich in de bevindingen en conclusies van de Inspectie en geeft aan de aanbevelingen te gebruiken als leidraad voor de verdere verbetering van haar informatiehuishouding.
De Inspectie zal in 2027 beoordelen in hoeverre de SVB de aanbevelingen heeft opgevolgd en de informatiehuishouding is verbeterd.