Gelijktijdig met de inwerkingtreding van de nieuwe Archiefwet (1 januari 2027) gaat de Inspectie Overheidsinformatie en Erfgoed namens de minister van Onderwijs, Cultuur en Wetenschap (OCW) toezicht houden op hoe provincies de Archiefwet uitvoeren. Daarmee krijgt de Inspectie een nieuwe rol binnen het interbestuurlijk toezicht.
Interbestuurlijk toezicht is toezicht van de ene bestuurslaag op de andere. Provincies voeren verschillende wettelijke taken uit namens het Rijk, waaronder taken uit de Archiefwet. Het Rijk houdt toezicht op de uitvoering daarvan. De minister van OCW gaat de Inspectie aanwijzen om het toezicht op archiefwettelijke taken uit te voeren. Vanaf de inwerkingtreding van de Archiefwet richt het toezicht zich op provincies. In 2028 start de Inspectie ook met toezicht op gemeenschappelijke regelingen waaraan provincies deelnemen. Dit zijn samenwerkingsverbanden waarin provincies samen met gemeenten, waterschappen of andere overheden bepaalde taken uitvoeren, zoals regionale ontwikkeling, openbaar vervoer of milieubeheer.
De vergaderzaal van het provinciehuis in Utrecht.
Belangrijke rol provinciearchivaris
Uitgangspunt bij het toezicht is dat provincies in de eerste plaats zelf verantwoording afleggen over hun archiefbeheer. Gedeputeerde Staten leggen hierover verantwoording af aan Provinciale Staten. Daarbij speelt de provinciearchivaris een belangrijke rol als toezichthouder binnen de provincie. Deze archivaris beheert de documenten van een provincie die overgebracht zijn naar een archiefdienst en houdt toezicht op het archief- en informatiebeheer van de provincie.
Wijze van beoordeling
Bij het interbestuurlijk toezicht kijkt de Inspectie onder meer of een provincie een provinciearchivaris heeft aangewezen, of er een recent toezichtverslag beschikbaar is en of daarin duidelijke verbeterpunten zijn opgenomen. Ook beoordeelt de Inspectie in hoeverre provincies deze verbeterpunten voortvarend oppakken.
Geen inspecties
De Inspectie sluit zoveel mogelijk aan bij bestaande verantwoordingsinformatie. Vanuit het principe ‘enkelvoudige uitvraag, meervoudig gebruik’ maakt de Inspectie gebruik van de informatie die provincies al opstellen voor hun eigen verantwoording aan Provinciale Staten. De Inspectie voert daarom in de regel niet zelf inspecties uit bij provincies, maar baseert zich in belangrijke mate op de rapportages van de provinciearchivaris. Met deze werkwijze wil de Inspectie bijdragen aan goed informatiebeheer en aan een sterke controlerende rol van Provinciale Staten.
De Inspectie volgt ook al het provinciaal interbestuurlijk toezicht op erfgoedtaken. Daarover publiceerde zij eerder het bericht ‘Inspectie volgt provinciaal toezicht erfgoedtaken’.