De Inspectie Overheidsinformatie en Erfgoed concludeert in een vandaag gepubliceerd onderzoek dat de instructies van het ministerie van Defensie voor de omgang met missie-informatie op belangrijke punten niet voldoen aan de Archiefwet. Daardoor wordt onvoldoende geborgd dat missiearchieven volledig en duurzaam toegankelijk zijn en blijven.
De Inspectie onderzocht 49 instructies van Defensie voor de omgang met en het beheer van missie-informatie. Aanleiding voor het onderzoek was een toezegging van de minister van Defensie aan de Tweede Kamer in april 2025 om de huidige stand van de archivering van missie-informatie te laten onderzoeken en verbetermaatregelen in beeld te brengen.
Ingang van het ministerie van Defensie in Den Haag.
Groot maatschappelijk belang
Missiearchieven zijn van groot maatschappelijk belang. Zij vormen niet alleen een basis voor beleidsvorming, evaluatie en interne verantwoording, maar ook voor onder meer (parlementaire) controle, wetenschappelijk onderzoek en informatieverzoeken van journalisten, juristen, historici en burgers.
Geen duidelijke definitie
De huidige instructies schieten op fundamentele onderdelen tekort. Zo ontbreekt een eenduidige definitie van wat Defensie onder een missiearchief verstaat. Ook maakt Defensie onderscheid tussen informatie die volgens haar wel of niet “archiefwaardig” zou zijn. Dit is een onderscheid dat de Archiefwet niet kent en wat ertoe kan leiden dat informatie die Nederlandse defensiemedewerkers voor, tijdens en na missies opstellen of ontvangen, niet structureel wordt beheerd en bewaard.
Bi- en multilaterale missies
De Inspectie constateert daarnaast dat in de instructies onvoldoende is vastgelegd dat de minister van Defensie ook verantwoordelijk is voor het beheer en behoud van informatie die Nederlandse defensiemedewerkers opstellen of ontvangen binnen bi- en multilaterale missies, bijvoorbeeld in NAVO-verband. Hierdoor bestaat het risico dat informatie over Nederlands handelen binnen internationale missies niet duurzaam toegankelijk blijft.
Vervolgonderzoek
De Inspectie benadrukt dat verbetering mogelijk is, maar dat daarvoor duidelijke keuzes en eenduidige kaders nodig zijn. In het rapport doet de Inspectie aanbevelingen aan Defensie om de instructies in lijn te brengen met de Archiefwet en de eigen selectielijst van Defensie. Een selectielijst is een formeel vastgesteld overzicht dat bepaalt welke informatie moet worden bewaard en hoe lang.
Inmiddels is een vervolgonderzoek gestart naar de toepassing van de instructies in de praktijk. Daarbij onderzoekt de Inspectie onder meer hoe Defensie tijdens missies omgaat met inzetgerelateerde informatie en in hoeverre missiearchieven daadwerkelijk volledig, toegankelijk en duurzaam beheerd worden. Naar verwachting is dit onderzoek eind 2026 gereed.