De Nationale ombudsman moet zijn informatiehuishouding verbeteren om te voldoen aan de Archiefwet. Dat concludeert de Inspectie Overheidsinformatie en Erfgoed in haar rapport naar aanleiding van een reguliere inspectie in juli en augustus 2025.
De Nationale ombudsman
De Nationale ombudsman helpt als burgers vastlopen bij de overheid. Dit doet de ombudsman door de weg te wijzen naar het juiste loket, advies te geven en onderzoek te doen. In 2024 behandelde de Nationale ombudsman meer dan 25.000 verzoeken.
Foto: Ingang van het pand van de Nationale ombudsman
Versnipperd beleid
Na een reorganisatie in 2023 heeft de Nationale ombudsman gewerkt aan het verbeteren van de bedrijfsvoering en de informatiehuishouding, constateert de Inspectie. Uit documenten en gesprekken blijkt dat er meer aandacht is voor het naleven van de Archiefwet. Toch is er momenteel nog geen duidelijk en samenhangend beleid. Er is sprake van verschillende losse en soms verouderde beleidsstukken en initiatieven. Ook is het voor medewerkers niet altijd duidelijk welke regels er zijn en wat de status daarvan is. Dit levert een risico op voor het zorgvuldig beheer van overheidsinformatie.
De Inspectie beveelt de ombudsman onder meer aan om de bestaande visie op de informatiehuishouding vóór eind 2026 concreet uit te werken tot een duidelijk en praktisch beleidskader, waarin taken, verantwoordelijkheden en procedures helder zijn vastgelegd.
Geen volledig overzicht overheidsinformatie
De Nationale ombudsman beheert alle informatie met betrekking tot de klachtbehandeling in het zaaksysteem van de organisatie dat overzicht van en inzicht in de aanwezige overheidsinformatie biedt. Dit systeem hoort ook gebruikt te worden voor archivering van de bedrijfsondersteunende processen van de ombudsman. Dit gebeurt echter onvoldoende. Documenten worden namelijk ook opgeslagen op een netwerkschijf of persoonlijke schijf in Teams, waardoor er geen volledig en actueel overzicht is van alle overheidsinformatie. Het overzicht van opslaglocaties dat tijdens de inspectie is aangetroffen, is bovendien onvolledig en verouderd.
De Inspectie beveelt de Nationale ombudsman onder meer aan om vóór eind 2026 een volledig en actueel overzicht te maken van waar overheidsinformatie zich bevindt, zowel op papier als digitaal en dit overzicht regelmatig bij te werken. Zo houdt de ombudsman blijvend inzicht in de verblijfplaatsen en de juiste omgang met overheidsinformatie.
Selectielijst verouderd
De Nationale ombudsman hanteert een selectielijst. Hierin staat hoe lang informatie moet worden bewaard. Deze is met de reorganisatie echter niet geactualiseerd. Zolang dit niet het geval is, bestaat het risico dat overheidsinformatie buiten de selectielijst valt, waardoor deze niet volgens de juiste bewaartermijnen wordt beheerd of ten onrechte wordt vernietigd. Ook ligt het risico van achterstanden in de overbrenging op de loer. De Nationale ombudsman heeft de herziening van de selectielijst voor 2026 in de planning staan. De Inspectie beveelt aan deze herziening te koppelen aan de ordeningsstructuur. Hierdoor wordt duidelijk welke informatie bij welke processen hoort en hoe lang deze moet worden bewaard.
De Inspectie toetst de opvolging van de aanbevelingen in het vierde kwartaal van 2026.