ZonMw moet nog flinke stappen zetten om de informatiehuishouding op het gewenste niveau te brengen. Dat concludeert de Inspectie Overheidsinformatie en Erfgoed in haar rapport naar aanleiding van een inspectie bij ZonMw naar de staat van de informatiehuishouding. Tegelijkertijd ziet de Inspectie dat er binnen de organisatie een groot bewustzijn is van het belang van goed informatiebeheer en dat er wordt gewerkt aan het creëren van een solide basis hiervoor.
Beeld: ZonMw
Hoofdingang van het kantoor van ZonMw
ZonMw is een organisatie die onderzoek en vernieuwing in de gezondheidszorg financiert en stimuleert. In opdracht van onder meer het ministerie van Volksgezondheid, Welzijn en Sport en de Nederlandse Organisatie voor Wetenschappelijk Onderzoek investeert ZonMw in onderzoeksprogramma’s en projecten die bijdragen aan betere zorg en gezondheid.
Belang van een goede informatiehuishouding
Overheidsorganisaties zijn verplicht hun informatie goed te beheren op grond van de Archiefwet. Dit betekent onder meer dat overheidsinformatie vindbaar, toegankelijk en betrouwbaar moet zijn, en dat duidelijk is hoe lang informatie bewaard moet blijven. Een goede informatiehuishouding is belangrijk voor transparantie, verantwoording en het behoud van informatie met blijvende waarde. De Inspectie Overheidsinformatie en Erfgoed houdt toezicht op hoe overheidsorganisaties met hun informatie omgaan.
Geen organisatiebreed beleid
De Inspectie ziet dat er binnen ZonMw aandacht is voor verbetering van de informatiehuishouding, maar constateert ook dat de organisatie nog een aantal belangrijke stappen moet zetten. Zo is er momenteel geen specifiek organisatiebreed beleid voor de informatiehuishouding. Afspraken over informatiebeheer zijn vooral vastgelegd in losse werkafspraken of processen. Ook ontbreekt duidelijk eigenaarschap voor de informatiehuishouding binnen de organisatie. De Inspectie doet daarom ZonMw de aanbeveling een tijdpad vast te stellen om te komen tot samenhangend beleid voor een goede informatiehuishouding en daarbij alle relevante medewerkers te betrekken.
Geen compleet overzicht
Daarnaast heeft ZonMw geen compleet en actueel overzicht van waar alle overheidsinformatie zich bevindt. Daardoor is niet altijd duidelijk waar informatie is opgeslagen. De Inspectie beveelt aan om een volledig en samenhangend overzicht op te stellen van alle verblijfplaatsen van overheidsinformatie.
Selectielijst niet breed toegepast
Ook constateert de Inspectie dat de selectielijst - het instrument dat bepaalt hoe lang overheidsinformatie bewaard moet blijven - niet breed wordt toegepast. Mede hierdoor is er een achterstand ontstaan in het vernietigen van informatie waarvan de bewaartermijn is verstreken. De Inspectie doet ZonMw de aanbeveling ervoor te zorgen dat de bewaartermijnen uit de selectielijst op alle overheidsinformatie worden toegepast en hiervoor een plan van aanpak op te stellen.
De volledige lijst conclusies en aanbevelingen is terug te lezen in het inspectierapport. De Inspectie verwacht dat ZonMw de komende periode stappen zet om de informatiehuishouding te verbeteren. Begin 2027 zal de Inspectie opnieuw kijken naar de voortgang en in hoeverre de aanbevelingen zijn opgevolgd.