In 2023 deed de Inspectie Overheidsinformatie en Erfgoed onderzoek naar de vernietiging van adoptiedossiers bij het ministerie van Justitie en Veiligheid (JenV) en kwam met aanbevelingen, gericht op beter beheer van adoptiedossiers. De Inspectie constateert dat het ministerie inmiddels de aanbevelingen voldoende heeft opgevolgd. Het ministerie van JenV heeft daarmee het beheer van de onderzochte adoptiedossiers verbeterd. Hierdoor blijft belangrijke informatie over adopties voor de toekomst zorgvuldig bewaard en beschikbaar voor betrokkenen.
Onderzoek adoptiedossiers 2023
De Inspectie deed in 2023 onderzoek naar de vernietiging van adoptiedossiers van de Directie Kinderbescherming, voorganger van de Centrale Autoriteit Internationale Kinderaangelegenheden, onderdeel van het ministerie van JenV. Dit naar aanleiding van vragen van geadopteerden over de vernietiging van hun adoptiedossier.
Uit het onderzoek bleek dat duizenden dossiers uit het archief Adoptie Buitenlandse kinderen uit de periode 1967–1979 in strijd met de Archiefwet waren vernietigd. Voor overheidsdossiers gelden wettelijke bewaartermijnen die volgens een vaste procedure moeten worden vastgesteld. Hierbij worden verschillende belangen afgewogen. Bij het ministerie van JenV waren adoptiedossiers na vijf jaar vernietigd, zonder dat aantoonbaar rekening was gehouden met het belang van geadopteerden om later hun dossier te kunnen inzien. Daardoor ging informatie verloren, zoals gegevens over de adoptieouders en eventuele inreisgegevens van het adoptiekind.
Hoofdingang van het ministerie van Justitie en Veiligheid
Voldoende voortgang
Het ministerie van JenV werkte de afgelopen jaren aan een beter beheer van de bewaarde adoptiedossiers, waarbij de Inspectie op verschillende momenten de voortgang toetste. Uit de laatste beoordeling blijkt dat het ministerie alle aanbevelingen voldoende heeft opgevolgd.
Zo worden dossiers voorzien van voldoende metadata. Metadata zijn gegevens over documenten die onder meer beschrijven wie de documenten heeft opgesteld en wanneer en hoe lang ze bewaard moeten worden. Hierdoor wordt voorkomen dat dossiers per ongeluk worden vernietigd. Ook zijn de bewaarde dossiers uit het archief Adoptie Buitenlandse kinderen over de periode tot 2005 inmiddels overgebracht naar het Nationaal Archief (NA). Daar vallen ze onder het inzageregime van de Archiefwet. Dit betekent dat duidelijk is wie de dossiers mag inzien, wanneer dat kan en welke beperkingen gelden, bijvoorbeeld vanwege privacy.
Aanbevelingen aan het Nationaal Archief
Het NA beheert archieven van de overheid die blijvend moeten worden bewaard en adviseert bij de totstandkoming van selectielijsten (hierin staat hoe lang informatie moet worden bewaard). In 2023 gaf de Inspectie het NA de aanbeveling om duidelijk te maken voor welke archieven een selectielijst met terugwerkende kracht niet meer geldt, wanneer archieven of delen daarvan eerder al zijn vernietigd op basis van andere selectielijsten. Het NA heeft naar aanleiding hiervan aangegeven dat het bij nieuwe selectielijsten extra duidelijk wil zijn over welke archieven daaronder vallen, zodat burgers beter kunnen zien of informatie beschikbaar is of niet.