De Militaire Inlichtingen- en Veiligheidsdienst (MIVD) heeft de afgelopen jaren meer aandacht gegeven aan de verbetering van zijn informatiehuishouding. De dienst heeft echter nog onvoldoende zicht op de aanwezige informatie en moet investeren in het vernietigen en overbrengen van archieven. Dit blijkt uit een inspectieonderzoek dat de Inspectie Overheidsinformatie en Erfgoed bij de MIVD heeft uitgevoerd. Aanleiding voor het onderzoek was een rechterlijke uitspraak over gebreken in het informatiebeheer bij de MIVD.
Belang van informatiehuishouding
Een goed archief is belangrijk om te kunnen reconstrueren hoe besluiten van de overheid tot stand zijn gekomen. Een archief moet duurzaam toegankelijk zijn. Dat betekent dat informatie vindbaar, beschikbaar, leesbaar, interpreteerbaar, betrouwbaar en toekomstbestendig moet zijn. Voor iedereen die daar recht op heeft en voor zo lang als noodzakelijk. Tegelijkertijd hoort ook zorgvuldige en tijdige vernietiging bij goed informatiebeheer, zodat informatie niet langer wordt bewaard dan nodig en toegestaan.
Beeld: MIVD
De hoofdpoort van de Frederikkazerne in Den Haag
Meer aandacht voor informatiehuishouding
De MIVD heeft de afgelopen jaren meer aandacht besteed aan zijn informatiehuishouding. Er is meer personeel aangetrokken dat de eerste stappen heeft gezet om het informatiebeheer op orde te krijgen. De dienst legt momenteel de verantwoordelijkheden rondom het informatiebeheer opnieuw vast, zodat binnen de dienst duidelijk is wie welke taken heeft bij het beheren van informatie.
Geen overzicht van aanwezige informatie
De Inspectie is van oordeel dat de MIVD zijn informatiebeheer verder dient te verbeteren. Zo heeft de dienst geen volledig en actueel beeld van de papieren en digitale informatie die aanwezig is bij de verschillende afdelingen binnen de organisatie. Een volledig overzicht is cruciaal, want alleen dan weet de organisatie welke informatie zij heeft, waar die is opgeslagen en welke informatie wanneer vernietigd moet worden.
De Inspectie beveelt de MIVD daarom aan om intern afspraken te maken over het beheer van deze informatie en een actueel en compleet overzicht op te stellen van alle informatie.
Vernietiging moet beter
Ook moet de MIVD op het gebied van vernietiging nog een verbeterslag maken. Zo zijn er achterstanden in de vernietiging van papieren en digitale archieven. In ieder geval een deel van de informatie uit de papieren archieven had al vernietigd moeten zijn. Voor een deel van de archieven uit de jaren ’80-’90 dat wél vernietigd is, is geen bewijs van vernietiging aangemaakt of te vinden. Hierdoor is niet duidelijk welke dossiers zijn vernietigd, wanneer dit is gebeurd en waarom (op basis van welke vernietigingstermijnen). Controle en verantwoording van de vernietiging worden hiermee onmogelijk. De Inspectie heeft de MIVD onder meer aanbevolen om papieren en digitale archieven te bewerken, zodat achterstallige vernietiging kan worden uitgevoerd én permanent te bewaren archieven makkelijker kunnen worden overgebracht naar het Nationaal Archief (NA). De MIVD moet voor de bewerking een plan van aanpak maken en deze voorleggen aan de Inspectie.
Overbrenging naar het Nationaal Archief
Een overheidsorganisatie moet archiefbescheiden die niet vernietigd mogen worden na twintig jaar overbrengen naar het NA. Voor informatie van de MIVD die wordt gerubriceerd als staatsgeheim is dat anders, die wordt op zijn vroegst na 75 jaar overgebracht. De MIVD verifieert echter niet of overbrenging van (delen van de) archieven eerder mogelijk is. Bij een archief dat twintig jaar oud is moet de MIVD het NA om advies vragen. Dit advies gaat over het stellen van beperkingen aan de openbaarheid van het archief, wat alleen gebeurt als het nodig is om redenen zoals de staatsveiligheid. De MIVD heeft toegezegd hierover in gesprek te gaan met het NA.
De Inspectie toetst de voortgang van de aanbevelingen in 2026 en in 2027.