De informatiehuishouding van het ministerie van Algemene Zaken is sinds 2022 op belangrijke punten verbeterd. Het ministerie stond sinds 2023 onder verlengd toezicht van de Inspectie Overheidsinformatie en Erfgoed, omdat aanbevelingen uit een inspectierapport uit 2022 onvoldoende werden opgevolgd. Het verlengd toezicht wordt opgeheven, omdat het merendeel van de aanbevelingen inmiddels is opgevolgd. Dit concludeert de Inspectie in een brief aan het ministerie.
In 2022 onderzocht de Inspectie hoe het ministerie van Algemene Zaken (AZ) chatberichten archiveerde. Op verschillende vlakken bleek het ministerie niet te voldoen aan de Archiefwet. Op basis van dit onderzoek deed de Inspectie een aantal concrete aanbevelingen om de informatiehuishouding te versterken. Zoals het opstellen van een overkoepelende visie voor het beveiligen en beheren van overheidsinformatie en het op orde brengen van de overheidsinformatie in het toenmalige documentmanagementsysteem. In 2023 bleek dat er onvoldoende voortgang werd geboekt en werd het ministerie onder verlengd toezicht van de Inspectie geplaatst. Sindsdien werd de voortgang jaarlijks gemonitord.
Het ministerie van Algemene Zaken
Documentmanagementsysteem
Een belangrijk knelpunt was de invoering van een nieuw documentmanagementsysteem, cruciaal voor de doorvoering van een aantal essentiële aanbevelingen. Dit systeem is afgelopen jaar ingevoerd en biedt functionaliteiten die AZ beter in staat stelt om te voldoen aan de Archiefwet.
Archivering chatberichten
Verder zijn verbeteringen doorgevoerd bij het archiveren van chatberichten van het ministerie. Zo worden de chatberichten van de minister-president met vaste regelmaat veiliggesteld. Individuele medewerkers zijn zelf verantwoordelijk voor het laten archiveren van hun chatberichten. De verantwoordelijkheden voor het veiligstellen en archiveren zijn goed vastgelegd en bekend binnen het ministerie. De archivering van de chatberichten van de minister-president voldoet nog niet volledig aan de Archiefwet. Het ministerie zal in 2026 aansluiten bij de rijksbrede voorziening geautomatiseerde archivering chatberichten en laat hiermee zien dit vraagstuk verder op te willen pakken.