De Inspectie Overheidsinformatie en Erfgoed (Inspectie) gaat een onderzoek uitvoeren naar de archivering van zakelijke chatberichten van bewindspersonen. Het onderzoek richt zich op de ministeries van Buitenlandse Zaken, Financiën, Justitie en Veiligheid, en Volksgezondheid, Welzijn en Sport.
Inzicht in besluitvorming
Een goed archief is belangrijk om te kunnen reconstrueren hoe besluiten van de overheid tot stand zijn gekomen. Chatberichten zijn een veelgebruikte manier van communiceren binnen het Rijk. Ook bewindspersonen maken daar gebruik van. Goede archivering van chatberichten is dus van groot belang. Met dit onderzoek wil de Inspectie bevorderen dat zakelijke informatie die in chatberichten van bewindspersonen is vastgelegd goed in het archief wordt opgenomen. Ook wil de Inspectie inzicht krijgen in eventuele belemmerende factoren voor een goede archivering en aanbevelingen doen om die weg te nemen.
Duurzaam toegankelijk
Een archief moet geordend en duurzaam toegankelijk zijn. Dat betekent dat informatie vindbaar, beschikbaar, leesbaar, interpreteerbaar, betrouwbaar en toekomstbestendig moet zijn. Voor iedereen die daar recht op heeft en voor zo lang als noodzakelijk. Om berichten duurzaam toegankelijk te kunnen archiveren, moeten ze eerst worden opgeslagen op een veilige plek (veiligstellen). Daarna moeten berichten verder in beheer worden genomen. Zo moeten berichten bijvoorbeeld voorzien zijn van metadata (beschrijvende informatie, zoals contextgegevens). Ook bepaalt een organisatie wie toegang heeft tot die berichten en wordt een bewaartermijn toegekend.
In 2022 constateerde de Inspectie dat diverse ministeries technisch en organisatorisch nog niet in staat waren om chatberichten goed te archiveren. Met haar huidige onderzoek wil de Inspectie nagaan hoe de ministeries de processen voor het veiligstellen van zakelijke chats hebben ingericht en in hoeverre veiliggestelde chatberichten uit 2025 ook duurzaam toegankelijk zijn. Daarnaast worden voor de geselecteerde departementen de aantallen veiliggestelde berichten van de bewindspersonen over de periode 2022 tot en met 2025 in kaart gebracht.
Verschillende ministeries
De vier ministeries zijn geselecteerd op basis van onderlinge verschillen in proces en praktijk. Dan gaat het onder andere om verschillen in hoe vaak chatberichten worden uitgelezen, middelenscheiding en schoning (privé berichten scheiden van zakelijke berichten) en of het uitlezen door de eigen organisatie gebeurt, of wordt uitbesteed. De Inspectie rondt het rapport in de tweede helft van 2026 af.