De informatiehuishouding van de Kamer van Koophandel (KVK) voldoet momenteel niet aan alle eisen die de Archiefwet hieraan stelt. Er is een aanzienlijke verbetering van de informatiehuishouding nodig om aan de Archiefwet te voldoen. Dat concludeert de Inspectie Overheidsinformatie en Erfgoed in haar rapport naar aanleiding van een inspectie in juni 2025.
Uit de inspectie blijkt dat de verantwoordelijkheden voor het beheer van informatie wel zijn vastgelegd, maar dat er beperkt zicht en sturing zijn op de verantwoordelijkheden die in de lijn zijn belegd. Daarnaast blijven formeel beschreven taken liggen door een tekort aan gespecialiseerd personeel. De Inspectie beveelt daarom aan het team van informatiespecialisten structureel te versterken.
Verschil tussen papier en praktijk
De Inspectie ziet ook op een ander vlak dat er een verschil is tussen wat de KVK op papier beschrijft en hoe het beheer in de praktijk plaatsvindt. Hoewel de Archiefbeheersregeling duidelijk omschrijft welke informatie onder de Archiefwet valt, wordt slechts een deel van de overheidsinformatie als zodanig beheerd. Daardoor bestaat het risico dat overheidsinformatie niet duurzaam toegankelijk is of niet op tijd wordt vernietigd. Ook heeft de KVK geen volledig en actueel overzicht van waar alle overheidsinformatie zich bevindt. In het vierde kwartaal van 2026 beoordeelt de Inspectie in hoeverre alle aanbevelingen uit het inspectieonderzoek zijn opgevolgd.
Positieve bevindingen
Daarnaast heeft het inspectieonderzoek ook een aantal positieve bevindingen opgeleverd. Binnen de KVK is veel aandacht voor de informatiehuishouding. Er worden verbeterplannen opgezet en acties ondernomen om informatiebeheertaken te kunnen uitvoeren. Zo is recent nieuw beleid voor vernietiging vastgesteld. Ook werkt de KVK aan een visie voor duurzame toegankelijkheid van overheidsinformatie.
Goed informatiebeheer
Goed informatiebeheer binnen de centrale overheid is van groot belang voor zowel burgers als overheid. Goede archivering maakt duidelijk hoe besluiten tot stand komen. Om als overheid goed te kunnen functioneren en verantwoording af te leggen, moet overheidsinformatie vindbaar, volledig, betrouwbaar en duurzaam toegankelijk zijn. De Archiefwet stelt hier eisen aan. De Inspectie ziet toe op de naleving ervan.
Reguliere inspecties
Met reguliere inspecties onderzoekt de Inspectie of organisaties voldoen aan de belangrijkste onderdelen van de archiefwetgeving. Deze onderzoeken laten zien waar het beheer op orde is en waar verbetering nodig is. Ze kunnen organisaties ook helpen om prioriteiten te bepalen en draagvlak te creëren binnen bestuur en management. De Inspectie krijgt zo bovendien beter inzicht in de staat van het informatiebeheer binnen de centrale overheid. De komende jaren blijft zij op deze manier organisaties inspecteren.