Inspectie: overheidsorganisaties moeten informatiebeheer verbeteren
De Inspectie Overheidsinformatie en Erfgoed heeft in maart en april 2025 bij verschillende overheidsorganisaties onderzocht of zij op hoofdlijnen voldoen aan de Archiefwet 1995. Uit deze reguliere inspecties blijkt dat er bij alle onderzochte organisaties verbeteringen nodig zijn om de informatiehuishouding op orde te krijgen.
Goed informatiebeheer door organisaties binnen de centrale overheid is essentieel voor zowel burgers als de overheid. Goede archivering maakt zichtbaar hoe besluiten tot stand komen. Wil de overheid goed kunnen functioneren en verantwoording kunnen afleggen dan moet overheidsinformatie vindbaar, volledig, betrouwbaar en (duurzaam) toegankelijk zijn. De Archiefwet stelt hier eisen aan. De Inspectie houdt hier toezicht op.
Via reguliere inspecties onderzoekt de Inspectie in hoeverre een organisatie op hoofdlijnen voldoet aan enkele belangrijke eisen uit de archiefwetgeving. Deze onderzoeken laten zien waar het goed gaat of waar verbeteringen nodig zijn. Ook helpen zij organisaties bij het stellen van prioriteiten en het creëren van draagvlak bij bestuur en management. Tegelijkertijd geven de uitkomsten de Inspectie waardevol inzicht in de staat van het informatiebeheer binnen de centrale overheid. De komende jaren blijft de Inspectie op deze wijze organisaties binnen de centrale overheid inspecteren.
RDW
Bij de RDW is het informatiebeheer in de primaire processen grotendeels op orde, zoals bij het kentekenregister. Positief is dat veel overheidsinformatie wordt gekoppeld aan de selectielijst. In een selectielijst staat of en hoe lang informatie bewaard moet blijven. Wel moet de RDW onder meer werken aan een visie en beleid op de informatiehuishouding. Ook moet de RDW zijn gehanteerde definitie van overheidsinformatie in lijn brengen met de Archiefwet. Zo kan alle overheidsinformatie in beheer worden genomen, worden voorzien van metadata of tijdig worden vernietigd.
Nederlandse Zorgautoriteit
Bij de Nederlandse Zorgautoriteit (NZa) stelde de Inspectie vast dat dat beleid voor het informatiebeheer in de basis aanwezig is. Zo heeft de NZa bijvoorbeeld goed in beeld welke informatie archiefbescheiden zijn. Een heldere definitie van archiefbescheiden is cruciaal omdat daarin de basis ligt voor alles wat een organisatie met die informatie doet. Ook wordt de selectielijst regelmatig bijgehouden en is deze binnen de organisatie bekend. De organisatie beschikt daarnaast over voldoende deskundig personeel voor de huidige inrichting van het informatiebeheer.
De komende jaren moet de NZa onder meer werken aan het opzetten van een kwaliteitssysteem voor het beheer van alle informatie. Een kwaliteitssysteem helpt bij het waarborgen en verbeteren van de kwaliteit van de informatiehuishouding. Ook moet de NZa de verantwoordelijkheden voor het beheer van data binnen de organisatie uitwerken en een actieplan maken om de achterstanden in de digitale vernietiging inzichtelijk te maken en in te lopen.
Douane
De Douane heeft de afgelopen jaren een duidelijke visie op gegevens- en informatiehuishouding ontwikkeld en werkt volgens het principe ‘compliance by design’, waarbij naleving van de Archiefwet is ingebouwd in processen, systemen en beleid. Verder meet de Douane de kwaliteit van informatiebeheer en werkt met verbeterplannen. De Douane beheert het grootste deel van de overheidsinformatie duurzaam toegankelijk. Daarmee is deze informatie vindbaar en bruikbaar. De Inspectie beveelt de Douane wel aan om haar visie nader uit te werken in enkele beleids- en uitvoeringskaders. Daarmee vergroot de Douane haar grip op de informatiehuishouding, door rollen en verantwoordelijkheden duidelijker te maken. Ook moet de organisatie werken aan een actueel, samenhangend en compleet overzicht van alle overheidsinformatie. Hierbij moet helder zijn welke informatie onder beheer van de Belastingdienst is gebleven en welke (sinds de ontvlechting in 2022) onder de Douane valt.
Rijkswaterstaat
Rijkswaterstaat heeft recent een ambitieuze informatiestrategie opgesteld om de kwaliteit van de informatiehuishouding te verbeteren. De afgelopen jaren heeft de afdeling Documentair Informatiemanagement (DIM) op dat vlak al veel werk verricht. Een organisatie moet een overzicht hebben van de overheidsinformatie waarvoor ze zorgt draagt en waar die zich bevindt, zodat zij deze kan beheren. Een deel van de overheidsinformatie binnen Rijkswaterstaat is echter niet in beheer. Daarom moet Rijkswaterstaat een overzicht maken van waar alle overheidsinformatie zich bevindt en moet alle informatie gekoppeld worden aan bewaartermijnen uit de selectielijst. Daarnaast doet de Inspectie de aanbeveling om de informatiestrategie uit te werken naar beleid en daarbij de afdeling DIM sterker te positioneren. Ten slotte moet Rijkswaterstaat een plan maken om de grote achterstanden bij vernietiging, vervanging en overbrenging van archiefstukken aan te pakken.
Evaluatie voortgang
De Inspectie verwacht dat de meeste aanbevelingen binnen een jaar worden opgevolgd en gaat in het najaar van 2026 bij de organisaties na welke voortgang zij hebben geboekt.