Behoud en beheer

Het toezicht op de rijkscollectie door de Inspectie Overheidsinformatie en Erfgoed is geregeld in de 'Erfgoedwet' en in de 'Regeling beheer rijkscollectie en subsidiëring museale instellingen'.

Hierin zijn de normen vastgelegd voor het behoud en beheer van de rijkscollectie. Deze normen gelden voor alle beheerders van de rijkscollectie en betreffen de volgende onderwerpen:

  • zichtbaarheid;
  • registratie en administratie;
  • conservering;
  • veiligheidszorg;
  • administratieve organisatie.

Voor instellingen, die op grond van de Erfgoedwet specifiek worden belast met een beheertaak en hiervoor van het ministerie OCW subsidie ontvangen, geldt ook dat zij over een planmatig beleid dienen te beschikken voor het collectiebeheer en de veiligheidszorg.

De Inspectie ziet toe op de naleving van de normen door de beheerders.

Zichtbaarheid

De rijkscollectie moet zo veel mogelijk zichtbaar zijn voor het publiek. Naast de fysieke presentatie is het van belang dat beheerders de zichtbaarheid van de rijkscollectie bevorderen door een ruimhartig bruikleenbeleid te voeren. Verder dienen beheerders zich in te spannen om de collectie, waarvan het grootste deel in depot is opgeslagen, digitaal toegankelijk te maken.

Registratie en administratie

Een betrouwbare registratie van de collectie is belangrijk voor de toegankelijkheid en terugvindbaarheid van de museale cultuurgoederen die hiervan deel uitmaken. Deze kunnen dan niet onbedoeld kwijt raken. Van een museaal cultuurgoed moet de beheerder onder meer identificerende gegevens, de actuele standplaats, de juridische status en de fysieke staat vastleggen. Ook is het van belang dat de collectieregistratie is geautomatiseerd. Hierdoor is het mogelijk over een actueel overzicht te beschikken van de omvang en de samenstelling van de  rijkscollectie.

De beheerders dienen de administratie die betrekking heeft op museale cultuurgoederen  zodanig te bewaren, dat deze ook in de toekomst raadpleegbaar is.

Conservering

Een goede conservering van de rijkscollectie is belangrijk zodat ook latere generaties ons cultureel erfgoed kunnen leren kennen. Bij conservering gaat het er om dat de beheerder  waar nodig maatregelen neemt voor bijvoorbeeld een goede klimaatbeheersing, voorkomen van schade door ongedierte en gebruik van duurzame verpakkingsmaterialen ter bescherming van de rijkscollectie.

Veiligheidszorg

Veiligheidszorg voor de rijkscollectie moet er toe leiden dat schade aan- of het verloren gaan van museale cultuurgoederen wordt voorkomen of wordt beperkt. Beheerders dienen hiertoe veiligheidsmaatregelen te nemen. Dit kunnen organisatorische, bouwkundige en elektronische maatregelen zijn. Om de juiste maatregelen te kunnen nemen is het nodig een zorgvuldige analyse van de veiligheidsrisico’s te maken.

Om bij calamiteiten en incidenten schade aan de rijkscollectie te voorkomen en te beperken is het van belang dat beheerders beschikken over een collectiehulpverleningsplan met een beschrijving van de hulpverleningsorganisatie en handelingsinstructies. Incidenten met de rijkscollectie moeten worden geregistreerd en gemeld aan de Inspectie.

Administratieve organisatie

De taken en verantwoordelijkheden voor het beheer van de rijkscollectie moeten helder zijn vastgelegd. De toegepaste werkwijze voor het registreren, conserveren en restaureren van de rijkscollectie moet zijn beschreven in procedures. Dit waarborgt de continuïteit en kwaliteit van de uitvoering van het beheer. Om procedures actueel te houden is het nodig dat de beheerders deze periodiek evalueren.