Vervanging

Als archiefbeheerder mag u archiefbescheiden vervangen. In één geval bent u daartoe zelfs verplicht. Blijvend te bewaren bescheiden moeten na 100 jaar nog te raadplegen zijn. Als dat niet kan (door de aard van het gebruikte materiaal of de gebruikte programmatuur), moet u de archiefbescheiden door reproducties vervangen.

Wettelijke eisen vervanging

Bij vervanging nemen de reproducties volledig de plaats in van de oorspronkelijke archiefbescheiden. De reproducties zijn archiefbescheiden in de zin van de Archiefwet 1995 en moeten voldoen aan alle eisen in deze wet.

De Archiefwet 1995 (artikelen 1 en 7), het Archiefbesluit 1995 (artikelen 2, 6 en 8) en de Archiefregeling (artikel 26a/b) stellen de volgende eisen aan vervanging:

De gegevens uit de oorspronkelijke archiefbescheiden moeten juist en volledig in de reproducties zijn weergegeven.

Houd rekening met de volgende punten:

  1. de taak van het overheidsorgaan;
  2. de verhouding van het overheidsorgaan tot andere overheidsorganen;
  3. de waarde van de oorspronkelijke archiefbescheiden als onderdeel van het cultureel erfgoed;
  4. het belang van de informatie die in de archiefbescheiden voorkomt: voor overheidsorganen, voor personen die recht of bewijs zoeken en voor historici.

Besluit tot vervanging

Bij vervanging moet de zorgdrager (de bestuurlijk verantwoordelijke) zorgen voor een formeel (schriftelijk) besluit tot vervanging. In dat besluit tot vervanging staat hoe de organisatie rekening heeft gehouden met de punten die hierboven onder c en d zijn genoemd.
Zijn de te vervangen archiefbescheiden als blijvend te bewaren aangemerkt? Dan moet de zorgdrager in het besluit tot vervanging ten minste inzicht geven in de volgende punten van het vervangingsproces (artikel 26a/b Archiefregeling):

  1. de reikwijdte van het vervangingsproces, waaronder sowieso een opgave van de organisatieonderdelen valt en de categorieën archiefbescheiden waarvoor het vervangingsproces geldt;
  2. de inrichting van de apparatuur waarmee wordt vervangen, de gekozen instellingen en de randapparatuur;
  3. voor zover van toepassing de software en de gekozen instellingen;
  4. de criteria voor de keuze ter zake van reproductie in kleur, grijswaarden of zwartwit;
  5. de wijze waarop de reproductie tot stand komt, waaronder in elk geval de formaten, bewerkingen, metagegevens en (wanneer van toepassing) de keuze voor reproductie per batch of per stuk vallen;
  6. de inrichting van de controle op juiste en volledige weergave en van het herstel van fouten;
  7. het proces van vernietiging van de vervangen archiefbescheiden;
  8. de kwaliteitsprocedures.

Verklaring van vervanging

U moet van de vervanging een verklaring opmaken. Dat eist artikel 8 van het Archiefbesluit. Deze verklaring bevat:

  • een specificatie van de vervangen archiefbescheiden;
  • op grond waarvan vervanging plaatsvindt;
  • hoe de vervanging is gebeurd.

U bewaart deze verklaring zorgvuldig in het archief van uw organisatie.

Er is alleen sprake van vervanging wanneer de vervangen bescheiden zelf zijn vernietigd. Van deze vernietiging maakt u eveneens een verklaring op, die u ook in uw archief bewaart. Dat vindt u terug in artikel 8 van het Archiefbesluit.

Handreiking Vervanging

In februari 2014 is de Handreiking Vervanging gepubliceerd. Deze is opgesteld door een werkgroep vanuit programma Archief 2020. In de praktijk blijkt dat het toepassen van de Archiefregeling niet altijd even gemakkelijk is. Daarom heeft een werkgroep van deskundigen vanuit programma Archief 2020 deze Handreiking vervanging archiefbescheiden opgesteld. De Handreiking geeft praktische uitleg bij de archiefwettelijke regels rond vervanging van archiefbescheiden en biedt houvast bij het doordenken en verantwoorden van alle stappen in het vervangingsproces.