Overbrenging

Een overheidsorganisatie moet archiefbescheiden die niet vernietigd mogen worden na 20 jaar overbrengen naar een archiefbewaarplaats. Bij overbrenging worden eerst afspraken gemaakt met de toekomstig beheerder en een verklaring van overbrenging opgesteld. Pas daarna gebeurt de feitelijke overdracht.

Bij overbrenging verschuift de verantwoordelijkheid voor de archiefbescheiden. Een overheidsorgaan is zelf verantwoordelijk voor de archiefbescheiden die het onder zich heeft. Bij overbrenging neemt een ander die verantwoordelijkheid over. Bij de centrale overheid is dat de minister van Onderwijs, Cultuur en Wetenschap (OCW).

Wettelijke eisen overbrenging

De Archiefwet en het Archiefbesluit stellen de volgende eisen aan overbrenging (artikelen 12-17 en 45 Archiefwet 1995 en artikel 9-10 Archiefbesluit 1995).

  1. De zorgdrager (de bestuurlijk verantwoordelijke) moet archiefbescheiden die niet vernietigd mogen worden, na 20 jaar overbrengen naar een archiefbewaarplaats. Alleen in bijzondere gevallen mogen archiefbescheiden eerder of later worden overgebracht.
  2. Overbrenging moet regelmatig gebeuren. Minimaal eenmaal per 10 jaar moeten archiefbescheiden worden overgedragen.
  3. Organisaties van de centrale overheid moeten hun archiefbescheiden overbrengen naar een Rijksarchief. Als de functies van een organisatie zich over het hele land uitstrekken, moet het archief worden overgebracht naar het Nationaal Archief in Den Haag. In alle andere gevallen moet het archief naar een van de 12 Rijksarchieven in de provinciehoofdsteden.
  4. De zorgdrager moet over de overbrenging tijdig overleggen met het betreffende Rijksarchief.
  5. Bij overbrenging kan de zorgdrager beperkingen aan de openbaarheid stellen. Maar dat mag alleen voor een beperkte termijn en in bijzondere gevallen. Namelijk:
  • de eerbiediging van de persoonlijke levenssfeer;
  • het belang van de Staat en zijn bondgenoten;
  • het voorkomen van onevenredige benadeling of bevoordeling van betrokkenen of van derden.

Voordat de zorgdrager beperkingen mag stellen, moet hij eerst advies inwinnen bij het Rijksarchief waar de archiefbescheiden heen gaan.

  1. Het archief moet in goede, geordende en toegankelijke staat zijn.
  2. De zorgdrager moet samen met de Rijksarchiefdienst een verklaring van overbrenging opstellen. Daarin moet ten minste een specificatie van de archiefbescheiden staan. Een eventueel besluit over beperkte openbaarheid moet er als bijlage bij.

Bewerking

Voorafgaand aan overbrenging moeten archieven vaak nog worden bewerkt. Onder bewerking verstaan we alle activiteiten aan een archiefbestand, ter voorbereiding van de overbrenging ervan naar een archiefbewaarplaats. Het gaat daarbij om het vernietigen van stukken of dossiers die niet overgedragen hoeven te worden, het ordenen van het bestand en het maken van een toegang erop. 

Bewerking en overbrenging papieren archieven

Bij archieven met papier als gegevensdrager kunt u aan verschillende activiteiten denken. In de eerste plaats gaat het om het selecteren en vernietigen van die delen van het archief die niet voor blijvende bewaring in aanmerking komen. De blijvend te bewaren bescheiden moeten geordend en in een inventaris worden beschreven. Het geheel moet materieel aan een aantal eisen voldoen. Bescheiden die niet in een goede staat verkeren, moeten worden hersteld of op een andere drager worden gezet. De eisen vindt u terug in de Archiefwet (artikelen 3 en 12), het Archiefbesluit (artikelen 9 t/m 13) en -meer specifiek- in de Archiefregeling.

Bewerking en overbrenging digitale archieven

Bij digitale archieven ziet de 'bewerking' voorafgaande aan overbrenging er anders uit dan bij papieren archieven. Het is bij digitale archieven nog belangrijker dan bij papieren archieven om de geordende en toegankelijke staat vanaf het ontstaan te garanderen vanwege de vluchtigheid van het medium. Overbrenging in een digitale omgeving is nog in ontwikkeling. Archief2020 maakte een handreiking voor overdracht van digitale informatie

Het is verstandig (en voorgeschreven) om tijdig contact op te nemen met de archiefdienst waarnaar u uw archief gaat overbrengen. De archiefdienst kan u precies aangeven aan welke eisen het archief bij overbrenging moet voldoen. Samen maakt u afspraken over de werkzaamheden die u voorafgaande aan de overbrenging moet uitvoeren. Daarmee komt u niet op het laatste moment voor verrassingen te staan. Raadpleeg ook de website van het Nationaal Archief voor digitale overbrenging en overbrenging op papier