Archiefruimten

De Archiefwet 1995 stelt regels en voorschriften aan de bouw en verbouwing van de ruimten waarin archieven worden bewaard. Voor archiefbescheiden die op termijn vernietigd worden, gelden maar een paar algemene eisen. De bewaring van archiefbescheiden die voor blijvende bewaring in aanmerking komen, moet aan hogere kwaliteitseisen voldoen. Deze bescheiden moeten ook in speciale ruimten worden bewaard.

Wettelijke eisen archiefruimten

Na 20 jaar gaan archiefbescheiden die blijvend bewaard moeten worden, naar een archiefbewaarplaats. Zolang dat nog niet is gebeurd, moet u deze bescheiden in een speciaal daarvoor ingerichte archiefruimte bewaren. Voor deze archiefruimte gelden een aantal eisen. De ruimte moet voldoende beveiligd zijn tegen brand, inbraak en wateroverlast. Daarnaast moet er een systeem voor klimaatbeheersing in de ruimte zijn. Deze eisen zijn uitgewerkt in de Archiefregeling. (artikelen 27 tot en met 46 en de overgangs- en slotbepalingen).

Checklist archiefruimten

De Inspectie Overheidsinformatie en Erfgoed heeft op grond van de Archiefregeling een checklist gemaakt voor het toetsen van archiefruimten. Aan de hand van deze checklist kan de zorgdrager nagaan in hoeverre de archiefruimte voldoet en welke aanpassingen er nodig zijn. In de checklist zijn de voorschriften gerangschikt op onderwerp. Achtereenvolgens komen aan de orde:

  • beheer;
  • bouwkundige voorzieningen;
  • maatregelen tegen schade door brand;
  • maatregelen tegen schade door vervuiling en verval;
  • maatregelen tegen schade door water;
  • maatregelen tegen onbevoegde betreding van de archiefruimte en tegen ontvreemding van archiefbescheiden.

Waar mogelijk is bij het voorschrift ook de bijbehorende toelichting in de checklist opgenomen.

Externe plaatsing van archieven

Sinds een aantal jaren bieden commerciële bedrijven archiefruimte aan voor een tijdelijke huisvesting van te vernietigen en blijvend te bewaren archieven. Als een overheidsorganisatie de opslag van het archief wil uitbesteden, moet deze wel rekening houden met een aantal zaken. Zie ook: Waar moet ik rekening mee houden bij het uit huis plaatsen van archieven?