Archiefbescheiden

Archiefbescheiden, wat zijn dat?
Volgens de Archiefwet art.1 zijn archiefbescheiden “bescheiden, ongeacht hun vorm, door de overheidsorganen ontvangen of opgemaakt en naar hun aard bestemd daaronder te berusten”.

Iedereen heeft wel ongeveer een beeld van wat archiefbescheiden zijn. Maar als het aankomt op uitvoering van de Archiefwet blijken er in de praktijk onduidelijkheden te bestaan. In het algemeen wordt vaak aangenomen dat het alleen gaat om papieren stukken van lang geleden: dat klopt niet. Hieronder staat daarom een toelichting op de definitie uit de Archiefwet over archiefbescheiden. 

Wat betekent ‘ongeacht hun vorm’?
De Archiefwet art. 1 c, onder 1 spreekt van “bescheiden, ongeacht hun vorm”. Daarmee wordt bedoeld dat ook andere vormen dan vastlegging op papier als archiefstuk in de zin van de Archiefwet aan te merken zijn. Een archiefstuk kan bijvoorbeeld de vorm hebben van een Word-document of PDF, maar ook een e-mail, video of (digitale) foto, een database, Excel-spreadsheet met formules of rekenregels. In maart 2019 bepaalde de Afdeling bestuursrechtspraak van de Raad van State dat sms’jes en WhatsApp-berichten op zowel zakelijke als privételefoons van bestuurders en ambtenaren vallen onder de Wet openbaarheid van bestuur (Wob), als deze in het kader van het werk zijn verstuurd. Hiermee werd duidelijk dat ook de Archiefwet van toepassing is op deze berichten als zij voor het werk zijn ontvangen of verstuurd.

Wat betekent ‘naar hun aard bestemd daaronder te berusten’?
Bij archiefbescheiden gaat het om informatie die is gebonden aan de werkprocessen van het overheidsorgaan. De woorden „naar hun aard” zijn aan de definitie toegevoegd om aan te geven dat een stuk niet willekeurig tot archiefstuk kan worden bestempeld, maar dat dat moet blijken uit “de aard”, de rol van het stuk zelf. Een archiefstuk kan daarom zeker ook informatie zijn die niet is geregistreerd of gearchiveerd, zoals een e-mail, gerelateerd aan het werk, die te vinden is in een persoonlijke e-mailbox.  

De Inspectie Overheidsinformatie en Erfgoed en archiefbescheiden
Voor de Inspectie is de invulling van het begrip archiefbescheiden door overheidsorganisaties van groot belang omdat het het belangrijkste object van toezicht is. Archiefwettelijke eisen aan duurzaamheid en ordening hebben geen zin als bepaalde archiefbescheiden bij organisaties uit het vizier zijn.

De Inspectie heeft verschillende keren over het begrip ‘archiefbescheiden’ gerapporteerd bijvoorbeeld in: