Waarmee moet ik rekening met het uit huis plaatsen van archieven?
Zorgdragers moeten volgens de Archiefwet 1995 en het Archiefbesluit 1995 een archiefruimte hebben voor de huisvesting van archiefstukken die zijn aangemerkt als 'te bewaren'. Hoe die archiefruimte moet zijn opgezet, waaraan zij moet voldoen en hoe zij moet worden ingericht staat in de Archiefregeling.
Sinds een aantal jaren bieden commerciële bedrijven ook archiefruimte aan. Soms is archiefbeheer de hoofdactiviteit van een dergelijk bedrijf, soms is het een nevendienst die wordt aangeboden naast andere min of meer verwante diensten.
Voor een overheidsorgaan kan de mogelijkheid om het archief op te slaan bij een bedrijf uitkomst bieden voor een aantal problemen. Het kan zijn dat de eigen archiefruimte niet voldoet aan de wettelijke eisen voor te bewaren archiefstukken. Het is ook mogelijk dat de eigen archiefruimte te klein is geworden om het archief te huisvesten.
Als een overheidsorgaan wil overgaan tot uitbesteding van de opslag van het archief, is een aantal zaken belangrijk. In de eerste plaats blijft het overheidsorgaan ook bij uitbesteding zelf verantwoordelijk voor de behuizing van het archief. Als een overheidsorgaan archiefstukken die zijn aangemerkt als 'te bewaren' wil verhuizen moet het zich ervan vergewissen of de te huren ruimte voldoet aan de wettelijke eisen. Verder is het van belang een onderscheid te maken tussen de voorwaarden voor de behuizing van te bewaren archiefstukken en die voor de opslag van op termijn te vernietigen stukken. Voor deze laatste categorie stukken hoeft alleen te worden voorzien in een minimale beveiliging en klimaatregeling.
De commerciële aanbieders van archiefruimten vallen als zodanig niet onder het toezicht van de Inspectie Overheidsinformatie en Erfgoed. Zij krijgen alleen met de inspectie te maken als een overheidsorgaan er daadwerkelijk archief heeft geplaatst of dat van plan is. In dergelijke gevallen kan de inspectie de ruimte toetsen aan de eisen van de Archiefregeling. Omdat de provinciale archiefinspecteurs voor de overheidsorganen die onder hun toezicht vallen met dezelfde commerciële aanbieders te maken hebben, hebben de beide inspecties besloten om, als de toetsing van een commerciële ruimte zich voordoet, dit gezamenlijk te doen. De rapportages over deze ruimten worden met elkaar afgestemd.